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工作指导书（前台） 公司行政后勤岗位工作指导书 部门：行政 岗位：文员 填写人：李小梅 时间：2011.8.29 工作 工作 工作流程 要 点 标 准 分类 内容 接到订单后先与客户确认订单准确，再与仓库沟 确认订单 订单准确无误 通是否有缺货，查核之前帐目是否有余款或者欠 确认是否缺货 货款安全回收 接订单 款，将准确订单及金额传于客户确认后通知仓库 确认是否到款 备货。在与施总确认货款到位后发货（快递代收 及分公司可直接发货）。 下午三点之前发于仓库的货物当天要发出，3 点 货物及时发出 客户能在第一 之后的订单可根据情况最晚在第二天发出，货物 将物流信息给到客户 时间收到货物 发货 订货 发出之后将物流信息第一时间通知客户，并进行 货物跟踪，确保客户在第一时间收到货物。 客户收到货物后反应的产品问题如包装渗漏、包 返货的原因、货物是否超过 把好关，按返货 装内缺货及泵头压不出等问题及时告知仓库，另 调换货期要清楚 规定不符合要 调换货 外对需要进行调换货部分进行核实处理，公司确 求的货不予以 认后通知客户返货。 处理 如有需要配送仪器的与仪器厂做好联系，看是否 联系仪器厂看是否有仪器可 能否发出要通 仪器 有货，什么时候可以发出。 发 知到客户 每笔订单都要先查看与客户的账目情况，并跟催 发货、返货帐目的及时处理 每个客户的帐 与客户的 货款；返货在确认后按返货规定进行相应的扣除 目要做到准确 帐目 后也要及时入帐；月底将整月的帐单发于客户核 无误，分毫不差。 帐目对 对。 接 根据客户性质不同，广州本地客户积分一般由美 准确做好各类积分处理，明 在计算中准确 导直接带回公司现金报销，美容院一般会要求将 确入帐 无遗漏 积分处理 积分打款至指定帐户，代理商可能会做为下次订 货的余款做在帐上。 第 1 页 工作指导书（前台） 快递代收 广东省内美容院的快递代收帐目及时与快递公司 与快递公司的帐目核对 每笔快递代收 帐 沟通确认，追踪货款。 款及时回收