协作区会议接待方案.docVIP

协作区会议接待方案 （一）会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的组织、协调、会议等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （二）会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。 会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有一些研发、研讨会，每一种接待方案一定要明确具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。 议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。 包括接站、食宿安排、欢迎仪式、翻译服务、文艺招待、票务、返离送别等方面。 5．接待日程 写明各项接待活动的日程安排。 6．接待责任。 并细化到每个接待人员。如大 型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。 7．接待经费 写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时包含安排诸如参观等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。 （三）会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。 大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 （四）会务组织与服务工作 1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 会议接待方案xx-12-17 14:41 | #2楼 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点： Xxx-xxx-x酒店。 四、环境布置 （一）会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。 （二）会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容 第一板块 会 议 （一）会议时间：20xx年x月x日、x日、x日 （二）会议地点：待定（200人会议厅） （三）会议内容：待定 （四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3）会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4）会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、X展架 （五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按 序下楼，在指定地点合影留念。 给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块 晚 宴 （一）晚宴时间：20xx年x月x日晚（具体时间待定） （二）晚宴地点：餐厅待定 （三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 （四）晚宴布置：室外：空飘（8个）（空飘内容： ）、悬挂彩旗、灯笼若干、 大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷