办公室必备发文件格式(20201118124658).pdf

办公室必备发文件格式 一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置 选择“文件”——“页面设置”选择“页 边距”附签，上： 3.7 厘米 下： 3.5 厘米 左： 2.8 厘米 右： 2.6 厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不 同” ,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签， “字体设置” ， “中文字体”设置为“仿宋” ；“字号”设置成“三号” ，单击“确定” 按钮，选中“指定行网格和字符网格” ；将“每行”设置成“ 28 ” 个 字符；“每页”设置成“ 22 ”行。然后单击“确定”按钮，这 样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28 个 汉字的国家标准。 2 、插入页号 选择“插入”——“页码” ，“位置”设置为“页 面底端 （页脚）”，“对齐方式” 设置为 “外侧”。然后单击 “格 式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按 边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设 置成“四号”； 字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字， 偶数页的 页码设 置成左空一个汉字。 3 、发文机关标识制作 选择“插入” —— “文本框” —— “横 排”菜单项， 鼠标将会变成 “┼”，在 Word 2000 版面上单击鼠 标左键， 出现一个文本框， 在该文本框内输入 发文机关标识， 输 入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文 本框格 式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签， “颜 色”设置成“无填充颜色” 。选择“大小”附签， “高度”设置成 “2cm ”；宽度设置成“ 15.5cm ”。注：用户可根据 实际情况调节 尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐： “对齐方 式” 设置成 “居中”，“度量依据” 设置成 “页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距” ，“下侧”设置成“ 2.5cm ”—— 平 行文 标准，“ 8.0cm ”——上行文标准，注：用户可根据实际 情况调节尺寸。 然后单击 “确定”。选择“文本框” 附签，左、右、 上、下都设置成“ 0cm ”，单击“确 定”完成。文本框属性全部设置 完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜 色设置成 “红色”，字体设置成 “小 标宋简体”，字号根据文本 框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm 、高为 20mm 、距上 25mm 的红头制作完成。 4 、红线制作 首先将“视图”——“工具栏”——“绘图” 选中，单击“绘图