无纸化办公的分析及实施方案.pdfVIP

。 实行无纸化办公的建议 及实施方案 近年来， 随着我公司的业务不断开展， 在日常工作中各种纸质单 据、文件、档案的使用量和使用频率越来高，公司的运营成本也在不 断增高，而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，无形中 也耗费了大量的时间降低了办公效率。 在当今计算机被广泛使用， 计 算机网络日益普及的情况下， 为适应现代化企业发展的需要， 节约办 公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我建议公司 着手推荐“无纸化办公”进程。 一、 无纸化办公的好处 1、有效地提高了工作效率 提高效率、 信息共享、 协同办公是大多数企业实行无纸化办公的 最主要的出发点。通过无纸化办公，公司的会议纪要、工作总结、质 检报告、通知通告等等，都可以通过内部网络或 OA 系统（办公自动 化系统）向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等 方面的时间、 人力和物力， 同时，运用电脑进行操作后， 文件的存档、 查找等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。 2 ．更好地体现了绿色环保 无纸化办公除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外， “绿色环 -可编辑修改 - 。 保”也是现在现代化企业采用网络互联办公的一个重要原因。利用互 联网络进行无纸化办公， 在不知不觉中纸质文件大量减少。 从小的方 面说节约了纸张也就是节约了钱，从大的方面说，符合 国家提倡的 绿色环保政策，为保护环境贡献一份自己的力量 。除此之外，还 大大减少其他如印刷、打印、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。 二、 具体实施办法 结合我公司实际，建议先从公司档案管理方面率先实行无纸化， 具体措施： 1、纸质档案进行统一化编码，实现中心一库的档案管理 。我 们可以根据业务分类， 由各部门制定统一的档案分类编码， 保证档案 的统一性和惟一性， 和电子档案一一对应， 为档案在各部门之间的调 用和流通，为实现业务的异地办理提供物质基础。 2 、建立公司内部服务器网络，连接局域网至公司各部门，形成 横向通道， 为下一步衔接办公系统打好基础。 针对电子文件与纸质文 件 “双套制 ”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个 “通道 ”：即配置扫描仪、数码相机等设备，将纸质文件通过扫描、 拍照等科技手段使其影像化、电子化，建立 “准及时 ”的影像系统。 3 、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息利用安全，要建 立层次分明、 角色明确的信息利用机制， 建立档案数据的保存、 迁移、 及校验机制确保信息安全。另一方面要加强硬件（计算机、服务器） 的安全管理和软件的安全管理。 硬件方面严把信息存储介质载体质量 -可编辑修改 - 。 关，做好二级备份、多级备份，为电子文件的长期保存打下基础。软 件方面就是使用专门、规范的档案管理软件，通过规范管理系统、规 范权限密码管理，多层结构，加密通讯等安全控制方法，有效地保证 系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、