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公函的格式公函 公函的格式 公函一般由十个部分组成： 1. 编号为了方便整理、保存和查对，公函需要加上编号，编号写 在信封的左上角。 例如： (a)B/1/99 (b) 学字第 92 号 2. 写信人的地址信纸的右上角必须写上写信人的地址，可用华文 或英文书写。 例如： (a) 启祥路 108 号 新加坡邮区 123194 (b)Blkl94 ，ToaPayohLorong4， #03-108Singaporel23194 3. 收信人的姓名，职衔和地址 (a) 收信人的姓名，写在编号之下，但位置不可高过写信人的地 址，先写姓名，姓名后面必须加上称呼。 例如： 刘 xx 先生 第 1 页 共 4 页 林 xx 小姐 在收信人姓名下面写收信人职衔， 例如： 勿洛联络所管理委员会主席 新世界书局经理 (b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名， 可以写执事先生成写他的职衔， 如：新城女子中学校长。 4. 称呼： (a) 正文的开头写收信人的称呼，后面必须加冒号：不空格。 (b) 可以用普通的称呼：如王先生或在姓氏的后面加职衔王经理 。也可用经理先生这样的称呼。 (c) 自称：可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。 称呼对方：您、贵公司、贵校、贵队。 5. 标题 (a) 为了方便快捷处理和分类保存，公函应加上标题。 (b) 标题写在称呼下面的中央位置，标题下面必须画上横线 ; 写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。 例如： 请主持开幕典礼 第 2 页 共 4 页 接受友谊赛邀请 6. 正文正文可用下列任何一种格式。 (a) 空格式，每段开头都空二格。 (b) 齐头式，每段都顶格写。 正文是公函中的主体部分，要求叙述清楚、简洁。有时为了方便 阅读，视内容性质的不同，可加上序数号码。 7. 署名 (a) 写在正文的右下方。 (b) 写信人若有职衔，须写清楚。 (c) 署名后，一般用启，为了表示慎重，可以用谨启，或为了表 示尊敬，可以用敬启。 8. 日期 写在编号下面，通常可用中文或阿拉伯文写出。例如： (a)26-4-20xx( 建议 ) (b)20xx 年 2 月 26 日 (c)20xx 年四月二十六日 切记不可混杂式的日期 :20xx 年四月二十六日 X 9. 副本有的公函有必要交给有关方面查阅，就须写上副本寄送的 个人或团体。它通常写在公函的左下方。例如：副本：公共关系主任 10. 附件如果公函还附有其他文件，必须在左下角列明。 第 3 页 共 4 页 例如： 附件：计划书一份个人履历表一份 第 4 页 共 4 页