海运操作注意项目.docVIP

海运操作注意事项 第一部分：问询报价及接单注意事项　　一、询价　　向船东提供目标港口有港口会有多个码头则一定要说明）、柜型、货物名称（一般、危险品、冻货、食品、特殊货物等等）和问询运价所包含内容（有没有含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等）和船期、航程和是否中转 　　二、 报价　　1、了解运价在市场上有没有优势和客人对市场了解程度）及舱位情况（尤其是旺季），报价时首推企业优势航线；运费做PREPAID还是COLLECT（有些船东不接收COLLECT）；　　2、 内陆港口中转费要先落实好后再报价，尤其是有些中转港DTHC或其它费用需由SHIPPER支付；美国及加拿大港口尤其注意货名、货重及??报价中有没有含DDC/BAF/AMS等等；　　3、 企业有特价航线及主推航线时，要立即主动打电话给用户通知价格；发E-MAIL或传真报价不要注明船企业名称，只能用电话说明；　　4、 如用户需要到付运费，要注意本企业是否在目标港有代理，报价要含手续费；　　5、 注意所报运价组成（全包价还是ORC、BAF、报关、码头、拖车等费用分列开来）和利润是否符合企业要求等；　　三、接单、审单、写（业务）单及录电脑　　1、用户接收报价后不管使用用户委托单或本企业委托单格式，全部要注意审核：托运人、起运港、目标港、柜型、柜量、货名、毛重、体积、运价、运输条款、所配船东、提单类型、最终装船期限、用户特殊要求或注意事项等，还有是否有加盖公章或署名，新用户还要留下联络电话；　　2、 有些特殊港口，如中东港口是否有船证要求，同时亦应问询用户是否要依据信用证初单，信用证有没有特殊要求等，如有，要提前传真和船东确定；　　3、 确定有否舱位，如暴舱要立即通知用户，并给用户其它航线提议；　　4、 写单：即填写业务联络单，共三联，货主（四字简称）、应收应付金额、预（倒）付、代理使用等。填写业务单要求字迹清楚工整，运价填写正确，运费预 /到付清楚；如做到付哪些费用需预付，哪些需到付要清楚；利润是否合乎企业要求；如用户有特殊要求一定注明（并盖上醒目标“尤其注意事项”章）提醒操作注意；　　5、 登本：即把工作号及其它信息登记上大本，分广州出运和深圳出运；假如深圳出运还需写上对应深圳单号（由深圳总部提供）；　　6、 录入电脑：即录用户托运单，假如是老用户，则一定用回原名，假如是新用户，增加时一定要填写完整资料，如企业名称、电话、传真、联络人、地址、所属部门（或员工）；录完保留后有一工作号自动跳出；假如是深圳出运在参考号一栏加上深圳单号（从大本上获取）；　　7、交单：即交单给操作部并向其交待用户尤其事项，必需时应跟踪操作是否已按尤其要求做；　　8、 录入计费及审核：即在操作完成后（柜子做完，报关也经过，操作部已录完订舱资料，提单类型也基础确定后），操作部将业务单中第二联和第三联（即红联和蓝联）返回市场部，录入FMS中计费，这一项一定要正确无误，因为包含到应收应付对象、金额、币种等，一有差错就会影响到财务部付款；审核即审应付费用海运费有没有变动、船东有没有更改、柜量（型）有没有增减、操作途中产生杂项费（查货、换证、植检等）有没有向用户收回。　　第二部分：操作订舱注意事项　　一、订舱　　1、接到市场部转来委托资料及业务联络单后必需先审核业务单和用户委托单要求是否 一致，资料是否齐全，订舱前务必仔细阅读用户委托单，审核货物是否危险品，重量及尺码是否适用用户要求柜型，尤其注意用户特殊要求（如船证、信用证、船期、启运码头、免舱期或装载要求等），假如是特殊货物应先向用户查询清楚货物特征（如 超重货、食品，冷藏货，危险品等），致电船企业落实货物托运可否接收，如可行，则 填写订舱委托书向船企业订舱，并要注明相关尤其事项，如船企业不接收，则注明原因退回市场部；　　2、注意船企业是否接收货代单或做电放等，所使用代理是否经代理操作确定；全部业务单必需有市场部人员签字才有效，不然不给以订舱；对于急单，假如直接电告操作部订舱，须经市场部人员确定许可，但应立即补上业务单；　　3、黄埔地域订舱标准是在一个工作日内应立即向船企业索要订舱确定书或放柜纸，如遇船企业舱位担心应立即反馈给市场部，方便和客人协商改作其它安排；深圳地域订舱应考虑到船企业开舱日期和客人确定拖柜时间来催促深圳企业向船企业索要放柜纸，如遇舱位担心情况立即反馈给市场部作新安排；　　4、在收到船企业放柜纸后，应将放柜纸上所预定船企业、柜型、柜量、目标地、船期等资料和客人原始订舱单一一查对，在确定完全正确后方可进行后续操作，如发觉放柜纸资料有误，则应立即以书面形式通知船企业更改并要求其提供新放柜纸，直至完全正确为止；若向同行订舱，S/O传给客人时注意抹掉同行电话及传真，以免泄漏；　　5、