全国NVQ企业行政管理培训讲义.ppt

2020/5/2 ? 二、信息的存储、检索、分类的 系统和方法：（教材 4.3--4.5 ） ? 1 、 信息的存储和有效检索的必要性 ? 企业信息的存储方式应该满足在需要时 能迅速检索，这对一个单位的有效运作 是至关重要的。 ? 首先，企业文档和文件归类存储的必要 性：（ 1 ）按系统归类的信息能更容易和 更迅速的存储（ 2 ）企业文档和文件定期 归类减少丢失或放错位置（ 3 ）企业文档 和文件定期归挡会减少火灾隐患。 2020/5/2 ? 其次，企业建立有效的检索系统的必要 性： ? （ 1 ）能用准确的信息迅速回答查询 ? （ 2 ）能迅速找到参考信息 ? （ 3 ）节省查找信息的时间，给查询者一 个有效率的印象。 2020/5/2 ? 2 、办公室常用信息及存储方式 ? 企业办公室不同类型的信息应存放在不 同文件柜中，纸面常用信息有四类，主 要包括： ? （ 1 ）行业杂志、产品目录、小册子和广 告材料类的信息可存放在文件盒、拱式 文件夹、文件袋中。 ? （ 2 ）计划、图纸和照片类的信息可存放 在水平式计划柜、垂直悬挂式计划柜。 2020/5/2 （ 3 ）工作人员手册、电话簿和参 考书存放在书架上。 （ 4 ）有关工作进展的文件、需要 保留的旧文件，以及其他文档将 保存在档案柜中。有多种类型的 档案柜可以使用，包括垂直悬挂 式档案柜、侧开式档案柜、旋转 式档案架中。 2020/5/2 ? 3 、手工、计算机、缩微胶片存 储信息方式 ? （ 1 ）手工存储信息的方式及其优缺 点 ? （ 2 ）计算机存储信息的方式及其优 缺点 ? （ 3 ）缩微胶片存储信息的方式及其 优缺点 2020/5/2 ? 4 、档案室集中归档或部门归 档 ? 档案室集中归档的优点 ? （ 1 ）可以避免文档的重复，减少存储 设备 ? （ 2 ）有统一的归档程序 ? （ 3 ）集中归档的费用低 ? （ 4 ）由专业人员存档，能提供质量更 高的服务 ? （ 5 ）不会出现文档的积压现象 2020/5/2 ? 档案室集中归档的缺点 ? （ 1 ）增加不同部门常用信息的重复复制 ? （ 2 ）长期从事集中归档工作使专业归档人员容易产生 厌烦情绪 ? （ 3 ）由于集中归档需要统一时间，使档案服务缺乏灵 活性 ? （ 4 ）很难保密 ? （ 5 ）需要建立档案管理制度，防止丢失文件 ? （ 6 ）集中归档系统不易满足各部门的特殊要求 ? （ 7 ）从集中归档区检索文件，可能花费时间较长 ? （ 8 ）以书面或电子邮件方式索取信息，容易被忽视或 丢失。 2020/5/2 ? 5 、文档或文件跟踪 ? 文件跟踪卡的内容及使用方法 ? 文件跟踪卡在用于迅速查找文件及文档 时是非常必要的。 ? （ 1 ）文件跟踪卡的主要内容有： ? 文件的借出时间；借出文件的名称；借 阅人的姓名及部门；文件的归还日期； 归还文件人的签名。 2020/5/2 （ 2 ）文件跟踪卡的使用方法如下： 跟踪卡应保存在文件柜附近的抽 屉或盒子里，便于随时取用；在 卡片上填写文件的详情，例如文 件名、文件发放单位、文件编号、 文件发送对象等；在卡片上填写 借阅人的详细情况，例如姓名、 部门、职务、借出时间、归还时 间等；将填写好的卡片放在借出 文件所在的位置；当文件归还时， 由归还人在卡片上签名确认 2020/5/2 ? 6 、确定适合的信息分类和索引 的方法： ? （ 1 ）信息分类有多种方法，主要有： ? 按字母顺序分类 ? 按数字顺序分类 ? 按地理位置分类 ? 按时间顺序分类 ? 按主题内容分类 ? 按原作者分类 2020/5/2 （ 2 ）信息在进行分类后，常用卡片索 引的方法进行存储，卡片存储的方法 有： ?卡片式索引盒，卡片按字母顺序归类， 通常用分隔卡片显示每一个字母。 ?旋转式索引盘，卡片归类在能旋转的 转轮中，使其很容易找到。 ?露边索引盒，卡片放置在塑料夹中， 塑料夹存储在托盘中，托盘叠放在专 门的柜子中，托盘能像抽屉一样拉出 来。 2020/5/2 ? 7 、按字母、数字、地理、日期、 时间、作者的各种归类方法 ： ? 按字母归类的方法及优缺点 ? 按数字归档的方法及优缺点 ? 按地理归档的方法及优缺点 ? 按日期 / 时间、主题、作者的归类 方法 2020/5/2 ? 教学方法： ? 教师讲课； ? 情景练习；组织学生参观各种信息存储 设备，扮演信息管理员的角色，按照信 息存档的分类规定，完成信息的存储和 检索。 ? 现场模拟；利用计算机制备和打印文件， 进入数据库检索并打印信息。 2020/5/2 ? 教学方法： ? 教师讲课； ? 组织讨论并参观各种信息存储设备； ? 学会计算机检索和文档检索。 2020/5/2 ? 三、信息的保密、安全及保存期 保 密 与