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新奥集团会议管理制度 1 目的 为规范会议管理，使会议精简高效，更好地为企业经营管理服务，特制定 本制度。 适用范围 本制度适用于集团公司和各成员企业。 归口管理部门及管理职责 集团办公室与各成员企业综合办公室为会议统筹安排的归口管理及会议决 议落实和跟踪催办部门。 集团办公室负责集团公司及各职能部门召集的全局性会议的统筹安排与协 调，各职能部门在召开有关会议之前，必须先报集团办公室。 各成员企业综合办公室负责本企业全局性会议的统筹安排与协调。 会议审批程序 新奥集团股东大会、董事会、监事会以及督委会所召开的会议，由董事长 办公室负责筹备和安排，并报董事长审定，相关职能部门协作配合。 新奥集团员工大会、企业执行委员会会议、总经理办公会、全局性生产经 营例会、专业会议、职工代表大会、党员代表大会、共青团代表大会由相关职 能部门筹备和安排，集团办公室协调会签后报集团总经理审批。 各成员企业涉及全局性的各类会议，由相关职能部门筹备和安排，报企业 总经理审批。 会议原则 精简高效原则 即企业无论召开什么会议， 都要坚持少而精的原则。 可开可不开的会议坚 决不开，必须召开的会议，要精而简，讲究效率，尽量缩短会议时间，防止拖 拉扯皮现象。 周密准备原则 即企业会议无论大小， 都应有充分准备， 会前围绕会议的议题和目的进行 调查研究，掌握情况，准备好有关文件和材料。开会不搞突击，不开无准备的 会议。 厉行节约原则 即企业会议特别是大中型会议要厉行节约，不讲排场、不追求形式，不准 借机游山玩水、大吃大喝或滥发纪念品等。 严肃认真原则 即企业会议的与会人员要树立认真的态度和严谨的作风， 一是要有纪律观 念，不迟到不早退、不开小会、不干杂事 , 专心致志、精神集中。二是尊重同 志，发生争论时要心平气和、以理服人 , 严禁不文明举止。三是谦虚谨慎 , 虚 心接受他人意见，有错就改。 会议组织筹备程序 拟订会议方案。包括会议目的、内容、议题、文件、时间、地点及参加人 员等，并下发通知。 会议议程安排。包括会场和主席台的布置、主持人和发言人的顺序安排、 分组讨论、分会场的安排等。 会议会务安排。明确食宿标准，安排交通、食宿时间和地点。准备会议用 横幅、标语、音响设备、录音摄像设备、投影幻灯设备、签到簿和记录纸笔， 以及会议须知、保密要求、出席证、茶水饮料、水果、花木等。 会议决议、纪要及催办。会议形成的决议、纪要包括会议基本事项，重要 结论，要采取的措施及落实举措的单位和人员。催办单位会后要跟踪检查、督 查办理单位的具体落实措施与结果。 会议类别 会议主要包括股东大会会议、董事会会议、监事会会议、员工大会、企业 执行委员会会议、总经理办公会、生产经营例会、专业会议、党员代表大会、 职工代表大会和共青团代表大会等。 股东大会会议 股东大会由新奥集团股东组成 , 是新奥集团的最高权力机构，依法行使职 权。 股东大会会议应当每年召开一次。有下列情形之一的，应当在二个月内召 开临时的股东大会会议： 董事人数不足法律规定人数或公司章程所定人数的三分之二时。 公司未弥补的亏损达股本总额三分之一时。 持有公司股份百分之十以上的股东请求召开时。 董事会认为必要或监事会提议召开时。 股东大会会议由董事会依照法律负责召集，由董事长主持。董事长因特殊 原因不能履行职务时，由董事长指定副董事长或其他董事主持。 召开股东大会会议，应当将会议审议的事项于会议召开三十日之前通知各 股东。临时股东大会会议不得对通知中未列明的事项作出决议。 股东大会会议研究和决策的主要问题 决定公司的经营方针和投资计划。 选举和更换董事，决定有关董事的报酬事项。 选举和更换由股东代表出任的监事，决定有关监事的报酬事项。 审议批准董事会和监事会的报告。 修改公司章程。 其它重要事项。 董事会会议 新奥集团设董事会，董事会设董事长一人，副董事长一人。 董事长负责召集、主持董事会会议，董事长因故不能主持会议时，由董事 长指定的副董事长或董事代为主持。 董事会会议每年度至少召开二次，每次会议应当于会议召开十日前通知全 体董事。董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。 董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可进行。 董事会会议作出决议， 必须经全体董事的过半数通过。 董事会会议应由董事本人出席。董事因故不能出席，可以书面委托其他董 事代为出席董事会会议， 委托书中应载明授权范围。 董事会应对会议所议事项 的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。 董事会会议研究和决策的主要问题 股东大会决议的执行。 集团公司经营计划和投资方案的决定。 9.6.3集团公司年度财务预决算方案的制订。 9.6.4 集团公司利润分配方案和弥补亏损方案的制订。 集团公司增加或减少注册资本的方案的制订