企业内控应用指引解读合同管理.docx

企业内控应用指引解读合同管理 提高合同管理效能维护企业合法权益 财政部会计司解读《企业内部控制应用指引第 16号一一合同管理》 合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、 终止民事权利义务关系的协议。加强合同管理，有利于规范、约束市场主体 交易行为，优化资源配置，维护市场秩序。制定和实施《企业内部控制应 用指引第16号一一合同管理》，旨在帮助企业规范当事人双方经营行为， 维护自身合法权益、防控法律风险，促进实现内部控制目标。本文就此进 行解读。 一、合同管理的总体要求 企业需要建立一系列制度体系和机制保障，促进合同管理的作用得到 有效发挥。 （一） 建立分级授权管理制度 企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合 同分级管理制度。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。对于重 大投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类合同上级部门应加强 管理。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申 请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合 同订立、履行情况的监督检查。 （二） 实行统一归口管理 企业可以根据实际情况指定法律部门等作为合同归口管理部门，对合 同实施统一规范管理，具体负责制定合同管理制度，审核合同条款的权利 义务对等性，管理合同标准文本，管理合同专用章，定期检查和评价合同 管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行等。 （二）明确职责分工 公司各业务部门作为合同的承办部门负责在职责范围内承办相关合 同，并履行合同调查、谈判、订立、履行和终结责任。公司财会部门侧重 于履行对合同的财务监督职责。 （四）健全考核与责任追究制度 企业应当健全合同管理考核与责任追究制度，开展合同后评估，对合 同订立、履行过程中出现的违法违规行为，应当追究有关机构或人员的责 任。 二、合同管理流程 合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同 订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署 等环节；合同履行阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同 结算、合同登记等环节。下图列示的合同管理流程具有一定通用性。 hr冋欣力』 hr冋欣力』 三、合同各环节的主要风险点及管控措施 （一）合同调查 合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资 格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。该环节的主要 风险是：忽视被调查对象的主体资格审查，准合同对象不具有相应民事权 利能力和民事行为能力或不具备特定资质，与不具备代理权或越权代理的 主体签订合同，导致合同无效，或引发潜在风险；在合同签订前错误判断 被调查对象的信用状况，或在合同履行过程中没有持续关注对方的资信变 化，致使企业蒙受损失；对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具 备履约能力的对象确定为准合同对象，或将具有履约能力的对象排除在准 合同对象之外 主要管控措施：第一，审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、 资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的 真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分 收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。第二，获取调查对象经审 计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿 债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持 续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案。第三，对 被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、 产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力。第四，与被调查 对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟 通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。 （二）合同谈判 初步确定准合同对象后，企业内部的合同承办部门将在授权范围内与 对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双 方的权利义务和违约责任。该环节的主要风险是：忽略合同重大问题或在 重大问题上做出不当让步；谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的 支撑，导致企业利益损失；泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判中处于 不利地位。 主要管控措施：第一，收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况， 做到知己知彼；研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品 或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略。第二， 关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或 技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任 和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。第三，对于影响重大、涉及