商场标准合同评审标准制度暂行学习管理办法.docx

商 场 合 同 评 审 制 度 暂 行 管 理 办 法 为提高经营效益，降低经营风险，同时加强工作计划性，顺应公司经营发 展的需要，经研究，公司决定成立合同评审小组。为提高合同评审的效率、公开 度、透明度，结合实际工作需要，对合同评审作如下规范要求： 一、合同评审小组成员 1、百货类 组长： 执行组长： 常设组员：百货事业部总经理、百货事业部采购总监、百货事业部营运总监、财 务总监、相关门店店长、百货事业部采购高经、集团办公室主任 秘书：合同组主管 / 物价主管 / 分管合同管理员 2、综超类 1）综超自营类 组长： 执行组长： 常设组员：综超事业部总经理、 综超事业部采购总监、 财务总监、相关门店店长、集团办公室主任 秘书：合同组主管 / 物价主管 / 分管合同管理员 2）综超专柜类 组长： 执行组长： 常设组员：综超事业部总经理、 综超事业部采购总监、 财务总监、相关门店店长、集团办公室主任（其中涉及百货类的百货事业部总经理、 百货事业部总监须参加）秘书：合同组主管 / 物价主管 / 分管合同管理员 合同评审时， 涉及相关品类的采购经理、 采购主任须参加会议， 具体人员由合同组通知，使用表格《合同评审会议通知》 ；二、合同评审时间 采用半月度评审， 每月 10 日上午 9：00 及 25 日上午 9：00 固定为合同评审 时间，请相关人员根据此时间合理安排自己的工作日程； 三、合同评审决策机制及时限要求 1、为保证会议效率和效果，避免会而不议，议而不决的现象，每次合同评审会 议后必须做出明确的决定， 当组员意见不一致时， 以超半数人员的意见为准， 会 议结论由合同评审小组成员进行联签，联签表见《 方案评审会议纪要暨 方案审批表》； 2、合同签批时限 1）一般签批时限：合同评审会议对方案一致通过的，合同组于会后 1 个工作日 内出具会议纪要，使用表格： 《 方案评审会议纪要暨方案审批表》 ；评审小 组成员对评审会议纪要须在 1 个工作日内签批（采购临时报批合同除外） ； 2）特殊签批时限：合同评审会议有争议的合同，合同组于会后 1 个工作日内出 具《待跟踪问题一览表》 ，采购需按评审小组成员的意见重新与供应商洽谈后 2 个工作日内报反馈， 逾期未报反馈的视为同意评审小组会议决议或只能参加下一次的评审会议。 合同组收到反馈后于 1 个工作日内出具会议纪要， 汇同采购部提 报的方案一起交评审小组当日内完成签批，形成可执行的方案；其中： ①、《 方案评审会议纪要暨方案审批表》 只能由合同组出具， 其他任何部 门、任何人无权出具，格式见附件，该审批表须进行编号，编号规则为：年 +月+ 流水号，如 060401，表示 06 年 4 月份第 1 份；②、《待跟踪问题一览表》只能由合同组出具，其他任何部门、任何人无权出具， 格式见附件，编号和《 方案评审会议纪要暨方案审批表》保持一致； ③、整套方案由合同组加盖骑缝章，原件存集团档案室； 四、合同评审纪律要求 参加合同评审会议的成员不得缺席， 确因有事请假， 须由本人亲自向合同评审小组执行组长请假， 经同意方可缺席， 并报合同组备案； 如合同评审成员缺席合同评审会议超过 5 次，则视为自动放弃评审资格； 五、合同上报时限及合同预处理要求 1、采购部必须加强工作计划性，减少和避免不必要的急单，例如： 4月 10日合 同评审会议讨论通过的应是 5 月份以后需要实施的，而非 4 月份当月需要实施的； 确属急件合同方可报合同组特殊处理； 2、采购部应批次上报，尽可能每个方案中涉及的品牌数量为  5 个以上； 3、为保证合同评审的效果，采购部应在合同评审前 8 天将，即每月 2 日 9：00 前或 17 日 9：00 前将需要评审的方案按要求将资料 （电子档及书面档各一套） 提报至合同组相应合同管理员，要求资料提交及时、准确。提交不及时的， 合同组有权拒收；提交不准确的，合同组有权退回； 4、合同组对收到的数据、图纸做预处理，对数据、图纸做抽查性复核（抽查率 不低于 20％）后提前 3 天将数据、图纸以邮件形式发送至评审成员审阅；5、参加评审的组员承担公司经营合同合理性审核的重任，必须尽职审核，会前提前对方案进行审阅，对有疑义或异议的地方需和方案提报部门负责人做会前沟通，争取达成共识，如不能达成共识的，应在评审会议上明确提出，集 体评议； 6、合同组须加强以经营为先的服务精神，对采购上报的确属急件的合同应积极 以应急流程处理； 六、合同评审主题及内容 1、新店开业方案评审，采购部需提交如下资料： 1）一文：即文字说明，必须包括但不限于以下内容： 方案概述 序号  项目  具体内容 1 新店开业的整体定位概述 2 整体经营思路概述 3 目标顾客群体详细分析 4 品牌组合的原则说明 5 品牌组