物资请购程序及管理规定.docVIP

- PAGE 1 - 物资请购程序及管理规定（暂行） 一、总则 第一条 为了完善请购程序，保证物资供应及时、准确到位，特制定本规定。 二、请购程序 第二条 部门请购计划，必须用书面的请购单，经部门主管签字同意确认。如：办公用品必须经过行政部门主管批准同意、工程类物资必须经过工程主管批准同意后将请购单送至采购部。 第三条 请购物资中，办公用品类单个价格在300元（含）以上、工程类用品单个价格在800元（含）以上的必须经过总经理或其授权人的批准同意后才能将请购单送至采购部。 第四条 在请购过程中，相关部门已经收到采购部提供的样品，则收样人必须注明“已收到样品”在工作完成时，由收样人负责将样品归还供应商，如若未归还，所产生的负面影响和责任，由收样人自行承担。公司和采购部概不负责。 第五条 采购部接到请单后开始安排采购计划，请购时间应从送单日的次日算起。 第六条 对于特殊紧急情况，请购部门可将请购单交至采购部安排采购，但需总经理或授权人电话批准。 第七条 如涉及专业技术特殊的物资请购，请购部门或物资使用部门（如工程部、市场部）应发挥自身技术优势，在采购、谈判等工作中给予积极配合。 三、请购管理 第八条 部门请购必须填写准确、清晰、规范的请购单。（详见附表） （一）请购单必须是公司统一单据，对于请购物资的物资名称、规格型号、数量等必须准确填写清晰，特别是易混淆（如：C、O，1、7等），确保他人辨认清楚。 （二）请购单经部门主管签字后，则不允许涂改和加入新的内容，请购物资后下空格应注明“以下空白”或打斜杠。 （三）请购单上必须注明请购部门，有请购计划人、部门主管的的签字。须审核的需对口部门主管或总经理签字。 （四）请购单填写的日期和送单日期一致。请购物资的期限必须符合物资的采购周期。原则上，办公用品请购周期为3-7天，建材等物资根据具体情况。 （五）对于请购物资必须符合的要求 须在请购单上注明完整，必要时可附说明书、图纸等，作为采购和验收的标准。 （六）请购部门须适当注明请购物资的用途，以便采购部门报发票向财务说明，保密性质除外。 第九条 请购管理 （一）请购部门无权指定请购物资的供应商、厂家。 （二）请购贵重物资或大型物资必须有总经理批文，且有相对准确的金额。 （三）请购部门对所请购物资的标准无法详细说明，则需在交付请购单的同时提供样品或说明书。对于特殊情况（如大型设备等）可由相关部门的采购部考察实物。 （四）合理制定物资的储备定额，请购物资的数量不得超过一个周期采购量的三倍。相关物资采购量不得少于最小采购批量。 （五）请购物资不能是不可分割性的物资一部分。 （六）不得出现重复请购，即在同一采购周期内对同一物资出现两次或两次以上的的请购。 四、责任划分 第十条 请购部门不得在无请购单的情况下，要求先购物资后补单。如无请购单先购货出现任何问题，由请购和供应经办人自行承担。 第十一条 请购部门将请购物资的关键特征填写错误或漏填，造成采购的物资不能验收或使用，由请购部门承担所造成的损失。 第十二条 若请购部门变更计划时，物资已采购到位，可与采购部门协调退货，但需承担相关费用。若无法退货，则要承担所造成的损失。 第十三条 采购部门需严格按照请购部门提供的请购单、样品等进行采购，否则造成的一切损失由采购部门相关领导或责任人承担。 第十四条 采购部门在接收请购单时需严格检查请购是否合格，因接收不合格请购单而采购造成损失，由责任人或相关领导承担。 五、附则 第十五条 采购部门在接到请购单后，要做好寻质问价的市场调查工作，在确保物品质量和满足使用功能的前提下，注意为公司节约成本。 第十六条 采购部门要有服务于公司主体工作的主动服务意识，为公司的物资使用部门当好参谋，及时反馈市场的价格波动情况，为上司打好价格波动的时间差、地区差、批零差。 第十七条 采购部门在物资采购过程中要按照公司的有关规定，做好招投标和合同评审工作，要按要求开正规合法的发票。 第十八条 采购人员要洁身自好，采购过程中要注意抵制社会不正之风的侵蚀，坚持工作原则，维护公司利益。 第十九条 本规定自发文之日起生效执行。 第二十条 本规定解释权归采购部，试行后适时完善。 一般物资请购如下图： 请购单 请购部门： 年 月 日 物资名称 规格型号 数量 请购期限 备注 长押文件夹 A4 20 3天 以下空白 请购计划人： 部门领导： 审核： 工程类物资请购如下图： 物资请购单 请购部门：