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公文写作基础知识 一、公文的定义和分类 （一）定义 公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针,政策,法规,政令和 信息,情况的表现者，运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着 上令下达，下情上报和信息沟通的重要作用?公文贯穿机关管理工作的始终? 我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇，村安排什么工作，提 工作要求，需要写成公文印发下去，备查,备用，便于基层照章执行；我们要告 知社会公众一个什么决定，也要印制成公文?因此,公文写作与我们每一个机 关告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力，是每一个机关工作 人员的基本素质要求?当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，有 许多年轻人因为具备 较好的文字功底，而被选拔进市，县党委,政府机关工 作，从而改变了自己的生活 环境和人生境遇，一些机关还因为选不到合适的 文秘人员而发愁?由此可见,重 视公文写作，加强公文写作，对于年轻人来 说，具有更加积极的作用? （二）分类 15按照制文机关的种类划分：党务机关公文，行政机关公文，司法机关 公文，军事机关公文，企事业单位公文，社会团体公文?今天讲的，重点是行 政机关公文. 按照行文方向划分：上行公文,平行公文,下行公文?草拟公文前 必须弄 清楚行文方向，才能确定文种，内容,措辞等? 公文不同于其他文字作品，它的写作，制发,处理必须按照固有的规定， 特定的体例格式来进行? （-）确定文种这是写作公文首先要明确的?我们在写作公文前，要弄 清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材 料?根据写作的背景，目的，受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件 要达到什么目的，是安排工作，通报情况，还是解决困难问题；文件是写给 哪个部门，是上行，平行还是下行），确定采取哪个文种?一般说来： 要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或 者撤 消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种?比如：党中央决定 在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治，讲正气，讲团结的”三讲”活 动,这对党的建设来 说,是件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会 议，计划生育工作会议上，县政府都要出台一个《关于兑现**年农村工作 （人口与计划生育工作）责任制的决定》，这就是个奖惩决定? 要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公 公告?比如,要在县城取公告取缔三轮车，或者实行三轮车分单双号进城运营， 这 涉及到广大三轮车从业人员的切身利益，我们就要事先以各种方式发出公 告，告知社会各界?联合执法队，建设局，交警大队?要公布社会各有关方 面应该遵守或 者周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种? 我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪 件工作时，一般印发《通知》 向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时，选用报告类 种,如工作报告，情况汇报等等.（在其中,政府工作报告是一个有特指内容 的文 种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况） 向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》? 答复下级机关的请求事项，用《批复》? 我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般 选用《意见》? 不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之 间，比如绥江县与三峡公司，与市财政，审计,国土等市政府部门，商洽问题, 询问或答复问题，一般用《函》? 明确通过会议形式决定的事项，记录会议精神，选用《会议纪要》 还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规 章（如主席令，国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉 令）,这些法规，规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因 此,在市,县两级，一般不涉及到《命令》文种? 以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定? （二）规范写作 公文写作要努力做到”七个规范”: 1,主题规范?主题是文章所要表达的中心思想?任何文章都要有主题，公 文也不例外?公文主题规范?题的提炼标准，就是集中单一，鲜明显露?要求 一文一事，一个主题，主题鲜明突出?主张什么，反对什么，要鲜明直接， 不能含糊，不能 让人产生歧义? 2,使用材料规范?公文材料的选用标准必须是真实典型，新鲜有力?所 I冃具T 实,就是实实在在使用材料规范?存在的，反映当前事物本质规律的真实?我 们分 析问题时，所列举的现象，不是假的，人为编造的，也不是偶然现象和 个别现象?所谓典型，就是既是个性特征，又是共性特征?新鲜有力，就是 我们所列举的，分析的问题，,提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是 有说服力的?你不能在说今年的工作时，还拿去年，前年的数据和一成不变 的措施办法，因为事物总