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合同（变更）管理 程丽英 总 则 公司的合同管理，应严格按照公司发布的最新相关制度执行，如审计法务部发布的“上包合同管理办法”、采购部发布的“项目设备、材料和分包采购制度”，以及工程部发布的“项目文档管理办法”等。 目 录 合同的签订及变更流程 合同谈判技巧 合同签订注意事项 合同的签订及变更流程 1.1 合同的签订主要分如下步骤： 合同起草： 依据: 合同的起草应在前期沟通结果或招投标文件相关规定基础上进行； 合同模版：尽量采用我公司的合同模版起草合同，上包合同可以从审计法务部索要模版，采购和分包合同可以从合同采购部索要模版。如果采用对方模版，其中主要条款的规定应参照公司有关要求（如，审计法务部发布的合同管理办法中的“合同起草导则”）起草。 合同评审：合同起草完之后，应根据合同内容和公司相关规定，请公司相关部门或领导审核后再提交对方审核；对方审核后的修改意见再反馈给我方相关人员。经过双方审核无异议后进入最后合同评审和盖章阶段。 合同盖章：合同盖章之前应经过相关领导审批同意。在前述的相关合同管理制度中分别规定了合同评审流程和签署权限，具体详见总则中提及的相关文件或向审计法务部和采购部咨询。 1.2 合同变更 合同变更应按照合同中规定的流程进行提交、审批，并应按照公司合同管理制度中的如下规定执行： 对合同的执行情况和履行过程中出现的重大合同变更，如合同主体变更、合同价款调整、合同主要违约责任等条款发生变化、合同暂停、中止或解除合同等情况，合同执行人员应事先向原合同洽谈人、合同审批人、合同管理人员通报情况。 合同执行过程的重大节点，必须要有合同各方签字盖章的正式的书面依据留存，这些文件包括但不限于工程项目的开工证明、暂停、中（终）止、各类变更签证、竣工证明（维保开始及结束证明）、结算书；销售合同的材料或设备订单确定时间、到货验收单（证明）、补充协议或涉及合同内容调整的会谈纪要等。 合同履行过程中形成的与合同相关的补充协议、会议纪要、变更签证、索赔报告、竣工证明、竣工资料、结算资料、销售合同的材料或设备到货验收单（证明）、收（付）款申请和批准记录等，由合同执行负责人及时移交合同管理人员统一保存、归档。 2. 合同谈判技巧 合同谈判是一个双方妥协的过程，如何才能让对方妥协，是由许多因素决定的，除了行业地位和经济实力的较量外，下列几点对谈判获胜是非常有帮助的： 了解合同的目的和我方利益所在，明确谈判目标，哪些条件一定不能让步，哪些条款可以让步； 了解对方和我方各自的优劣势，攻其弱点，逼其妥协； 针对谈判目的，做好充分的准备工作，熟悉相关的法律法规、行业惯例和专业知识。考虑好说服对方的理由和方法，制定具体的谈判方案和策略并事先跟公司相关部门和领导沟通好。 谈判过程中要灵活运用各方面的资源达到谈判目的，包括以公司权限、制度、审核流程等理由推脱等等。 3. 合同签订注意事项 根据公司相关制度要求，合同的签订应注意以下事项： 合同签订之前要经过合同评审，留存评审记录，具体详见合同管理相关制度要求或咨询审计法务部或采购部； 合同签订后，原件应立即交公司存档，目前审计法务部为上包合同主管部门，合同采购部为采购和分包合同主管部门； 合同一经签订，即具有法律约束力，各方都必须严格遵守执行。对合同的任何修改和补充必须经各方协商一致，另行签订正规的书面文件，任何一方不得擅自更改合同内容。 备案合同从法律意义上是更有效的合同，所以，备案合同的签订同样要经过公司相关部门和领导的评审方可签订。备案合同和实际履行合同的主要条款应尽量保持一致，以免出现争议或另外签订协议说明备案合同与实际履行合同的不同和将来发生争议时的解决方法。需要特别注意的是，备案合同之外再签订实际履行的合同一般属违规做法，属于黑白合同，应注意保密和规避各方面的问题。 版本号ＺＤＳ-２００５-１.０