模块三信息沟通体系设计.pdf

管理咨询部 3．1．信息沟通体系设计说明 1．信息沟通体系设计说明 1．1 本模块包括内容 会议组织方式 信息传递方式 典型业务沟通制度 1．2 会议组织方式 会议名称： 目的： 时间（发起机会）： 地点： 通知方式： 主持人： 参加人员： 内容： 记录人： 决议： 纪要整理： 工作跟踪： 1．3 信息传递方式 信息名称： 信息载体： 产生部门（岗位）： 上报部门（岗位）： 上报部门（岗位）批复方式和时间要求： 抄报部门（岗位）： 抄报部门（岗位）反馈方式和时间要求 1．4 典型业务沟通制度 规定主负责部门，配合部门 沟通的程序、原则 裁决的部门和程序 人际关系的处理原则 2．信息沟通制度 一、会议制度：会议包括工作例会、专题会议、总结分析会议，每个会议 组织均需按会议组织程序执行，会前要做好会议准备和通知，会中要议题明确 集中，要提高会议效率并完成会议决议和共识，会后要形成会议纪要并有专人 对执行情况进行跟踪。 二、将各部门的经常重复发生的例常性工作（尤其是生产作业管理）实行 管理工作标准化制度，建立正常的生产秩序和工作秩序，有助于各部门统一标 准，协调配合。 三、当一个部门遇到比较简单的，对全局影响不大的例外性工作，需要其 信息沟通体系设计 第1页 管理咨询部 它部门配合时，可以不经过上级主管人员，直接与相关的另一部门沟通，达成 一致意见。 四、有些例外性工作涉及多个部门，其问题需要协商一致。共同行动，但 因情况较为特殊，如时间紧迫或关系复杂，在这种条件下可组织联合办公、现 场调度，以利于及时达成一致意见，提高办事效率。 五、当两个或几个部门之间相互依赖性强，日常工作接触很多，又经常发 生矛盾时，可以在某个部门中设臵一名联络员，负责与另一个或几个部门进行 业务联系，保持经常沟通，促进彼此间的了解与协调（这种联络工作根据具体 状况，可以是专职的，也可以是兼职的，比较灵活，简便易行） 。 六、当某项工作不仅涉及到多个部门， 而且这些部门能够行使职权对该项 工作产生影响时，可组织临时性的任务小组。临时性任务小组由与某项工作有 关的各部门代表组成，他们经过磋商，作出对各方均有约束力的决定，然后分 头贯彻落实，任务完成后，该机构即可撤销。临时性任务小组对于突发性的临 时工作，是一种有效的协调方式。当多个部门的活动需要长时期的，强有力的 协调时，任务小组就应从临时性转变为永久性的常设机构。 七、在条件许可的情况下，把各副总裁、各事业部总经理管辖的职能部门 各自集中在一个大办公室内实行集体办公，为加强部门之间横向协调及内部竞 争创造一种良好的环境和气氛。 八、在全公司范围内广泛开展员工联谊活动（横向 / 纵向，多层次）有助 于沟通思想、交流信息，改善关系。 九、设臵巡视员，专门从事调查员工所关心的问题。全公司员工可以以电 话、谈话、信件等各种媒介将所关心的问题向巡视员反映。巡视员的职位能提 供有价值的自下而上的信息沟通。 十、提建议制度的制定（申诉程序） 十一、设计信息沟通检查系统 检查方式：观察、问卷调查，会晤访谈，对书面文件的分析等。 需要检查以下四大信息沟通网络