行政管理文书档案资料管理.pdf

行政管理——文书档案资料管理 一、文书管理工作知识准备 （一）公文的一般格式 公文格式一般包括标题、主送单位（部门） 、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送 （抄报）单位（部门） 、公文字号、主题词等。 1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。 2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位 （部门）；如果需要上报另一个上级单位 （部 门），可以采用抄报的形式。 3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。 4 ．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单 位（部门）的公文编号。 5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。 6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办 单位（部门）排列在前。 7．文字一律从左至右横写横排。 8．公文纸一般用 16 开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关 系。 二、达成工作目标的四个工作事项 （一）文书管理 企业文书是指企业在生产经营管理过程中， 发挥各种职能、 处理各种公务所形成的所有 文件材料的总称。 企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图， 行使职权； 下级向上级报 告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管 理不可缺少的有力工具。 （二）档案管理 档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。 企业中重要的文件资料都具有一定的时效 性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。 四川瑞联精工装饰设计工程有限责任公司 （酒店、办公室、餐饮茶楼、商场地产、 KTV 娱乐空间设计及施工） （三）信件管理 处理信件是行政部办公事务的主要内容， 也是日常行政事务的主要内容， 所以企业与外 界来往的各类信件， 都需经行政部统一处理。 为了有效地处理往来信件， 更好地完成信件管 理工作，必须把握信件处理的规律。 （四）资料管理 企业的内部刊物、 图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。 内部刊物是 企业经营管理理念、企业文化的重要载体， 图书资料是企业的精神财富。 因此， 企业必须加 强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。 信件与便函的写作步骤 商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。 好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函 的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语 和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。 1．信件 商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。 （1）判断信件的类型，确定使用的格式。 （2 ）看是外文信件还是中文信件。 （3）信件标题（私人信件没有）的书写。 （4 ）敬语和称呼的书写。 （5）开头部分的书写：告知写信的目的。 （6）中间部分的书写：提供详情。 （7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。 （8）祝福语或附词的书写。 （9）签字、日期的书写。 （10）另附内容（如果有的话；商业信件最好没有） 。 2．便函 商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、 准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的 书写主要包括以下十个操作步骤。 （1）确定目标：为什