公司一般行政管理规定.doc

一般行政管理规定 （一）公文管理 （二）印章管理 （三）固定资产和低值易耗品管理 （四）档案管理 （五）保密 （六）车辆管理 （七）接待 （八）行政办公类物品验收 第一条　一般行政管理规定 （一）公文管理 1、公文定义：指集团（包括集团内部各单位）与政府职能部门、相关 单位间传送的文件，以及集团内部各单位相互传送的种类文件（包括会 议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。 2、公文处理的原则：快速、准确、案例、保密。 3、公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪 催办、归档等工作。 4、公文协调处理部门：集团总部总裁办公室负责集团公司公文协调处 理工作；各地区公司行政人事部负责各地区公司公文协调处理工作；集 团各下属单位的行政部门负责本单位公文协调处理工作。 5、发文： ⑴拟稿：公文的起草遵从专业化原则，由职能部门起草或由公文协调处 理部门根据公司现有资源情况指定拟文部门/人员或外聘专业顾问协 助。 ⑵编号：公文字号格式和文种代号由《XXXX集团各单位名称与规范简 称及字号对照表》统一规定；顺序号由各发文单位自行编号。 ⑶格式：集团内部所有公文需遵从《XXXX集团有限公司公文格式规定》。 ⑷会签：公文的会签由发文单位负责人决定会签次序；不同单位联合发 文由该等单位的共同主管领导决定会签次序；制度的颁发由发文单位及 制度所涉及单位的共同主管领导决定会签次序。会签文件及其附件由相 应的公文协调处理部门盖骑缝章后使用《公文发文表》进行会签。 ⑸签发权限：集团各单位间知会性公文，由该单位负责人签发；各单位 对内发文，由该单位第一负责人签发；人事任免通知，按人事管理权限 签发；重对外文件（如对政府函件），由地区公司总经理以上领导签发； 以集团公司名义发文，由集团总裁或其授权人员签发。公文签发授权应 将授权证明文件送相应的公文协调处理部门备案。 ⑹制度颁发必须经过会签程序，经领导签发后，由同级公文协调处理部 门颁发，并送上一级单位备案。 ⑺凡上报公文需经公文协调处理部门批转，不得直接送交上级领导。 　　　　6、收文： ⑴登记：公文协调处理部门收到文件后，应在来文上加盖“收文专用章”， 对来文进行编号、备份（外单位来文）。 ⑵批转：公文协调处理部门根据来文内容、性质在《公文阅办表》（见 附件二）上提出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转 其他单位承办。对需送多位领导批示的公文，一般应按领导排序由后向 前传批。 ⑶收文工作应在4个工作小时内完成。 　　　　7、传递：有关公文需经相关单位传阅，各单位应在4个工作小时内签 阅完毕并送回公文协调处理部门；对需送多位领导传阅的公文，一般应 按领导排序由前向后递送。 8、批示： ⑴公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名 和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表 示阅知。 ⑵批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由公文协调处理部门负责 电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。 ⑶“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文应在4 个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商 榷。 　　　　9、承办：有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定； 如有多个领导批示按级别最高的领导批示确定。 10、跟踪催办：公文协调处理部门应对由其发出或接收的每份公文建立 台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。 11、归档：集团各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、 时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。公文经传递或处理完毕， 收发文单位需对公文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签单 位。 （二）印章管理 　　　　1、刻制 　　　　⑴集团各类印章的刻制统一由集团总部行政人事中心办理。 　　　　⑵地区公司的各类印章的刻制统一由各地区公司行政人事部办理。 　　　　2、保管 　　　　⑴集团和各地区公司需设专人对印章进行保管；印章应存放保险柜，使用后要及时收存锁好。 　　　　⑵集团和地区公司的财务专用章原则上由集团总部财务管理中心和地区公司财务部负责保管；向银行备案的印鉴，由集团总部财务管理中心和地区公司财务部会计、出纳人员分开保管。 　　　　⑶移交给各地区下属二级公司的财务专用章，由各地区公司的财务部负责人指定二级公司的会计、出纳分开保管。 　　　　3、启用 　　　　⑴集团各类印章的启用由集团总部行政人事中心发通知及印章样底至各地区公司。 　　　　⑵地区公司的各类印章的启用由各地区公司行政人事部发通知及印章样底至各下属部门/公司，同时抄送集团总部行政人事中心备案。 　　　　4、审批：集团总部和各地区公司分别制定印章管理权限和审批程序，经集团常务副总裁、总裁审批后严格按规定使用印章。