档案管理制度.docxVIP

LEKIBM standardization office【IBM5AB- LEKIBMK08- LEKIBM2C】 LEKIBM standardization office【IBM5AB- LEKIBMK08- LEKIBM2C】 档案管理制度 档案管理制度 总则 为了加强公司档案管理工作，保持公司档案分类的统一性和规 范性，规范档案的收集、保管和利用，为公司各项工作提供便利服务，制定本制度。 本制度所称的档案资料是指金碧物业有限公司呼和浩特分公司及下属各客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具体查阅、利用价值的各种形式（纸质、电子、声像、实物的等）资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。 档案资料工作的基本原则：集中统一管理金碧物业有限公司呼和浩特分公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。 权责 档案管理机构分为两个不同层级：物业分公司、客户服务中心，根据两者的需要分别保存档案和资料。 物业分公司对本部档案室进行直接的管理，同时对下属各客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担分公司总部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。 客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。 人员配备和工作岗位职责 物业分公司档案采取分级管理模式，即物业分公司档案室和下属各客户服务中心档案室。物业分公司主要收集和保管分公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。物业分公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。 物业分公司须配备档案管理的专责人员，下属各客户服务中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员（一般由行政人员兼管），具体管理本客服服务中心日常档案资料。 档案资料专员岗位职责 3.3.1物业分公司档案资料工作人员主要职责有： 3.3.1.1贯彻执行《档案法》、《恒大地产集团档案管理制度》等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业分公司及下属各客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度； 3.3.1.2统筹规划并负责物业分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设； 3.3.1.3督促分公司各部门及下属各客户服务中心档案资料的移交工作。监督落实同步归档制度，接收和保管集团各部门以及地产地区公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作； 3.3.1.4负责对下属各客户服务中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作； 3.3.1.5做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。 3.3.2客户服务中心档案工作人员主要职责有： 3.3.2.1负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作； 3.3.2.2做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。 档案资料的收集和整理 物业集团本部统一管理的档案资料为： 4.1.1物业分公司经营活动中重要投资决策、各种重大工作计划与总结、主要费用预算方案、主要工程图纸备份、人事档案（总经理助理以上员工电子版及纸质版人事档案，物业分公司普通员工电子版人事档案）、对业主的年度收支公告、招投标资料等； 4.1.2物业分公司所涉及的重大事件及法律案件及下属客户服务中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指整个事件过程材料或从立案、审案到结案的过程中形成的所有法律文书和公文； 4.1.3反映物业分公司重要活动的报刊、简摘、分公司组织沿革、发展史（含文字资料及图片资料等）、分公司大事记等。 物业分公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料： 4.2.1物业分公司公章和相关证照由物业分公司统一管理； 4.2.2文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指集团公司、地区地产公司、物业管理中心领导签字的各类批示，以分公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与分公司职能有密切关系或由分公司承担有关责任并需要执行的重要文件； 4.2.3重大、突发事件的处理资料。主要包括楼宇