订单管理流程(20201127143234).docx

惠州 ***有限公司 订单管理 E流程 文件编号 版 本 生效日期 页次 A\O 第1页共4页 编制人 评审员 审批人 NO 变更日期 变更内容 版本 编制/修改人 确认人 批准人 0 公^ J 机 密不准翻 H印 编 号 、］亠］、/］斤々〒中、_^〒门 页次 第2页共4页 生效日期 订单管理流程 版次 ! 1 1、 目的： 为确保公司产品销售、发运、安装井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及 相关规定； 2、 适用范围： 本办法适用于惠州酷彩广告公司产品广告配送、安装作业中订单接受与处理全过程； 3、 职责： 市场部全责订单处理业务与订单处理流程的改善与提升，包括订单接收、订单确认、订单信息内部 转达、客户回执、订单修改、订单跟踪、订单结束再次确认。 市场部负责签约客户资料移交到设计部和总经办，便与设计部和总经办的订单信息确认；协同设计 部的客户信息、价格、产品要求、客户沟通相关确认。 总经办负责审核客户订单款项是否及时到账，到账数是否同订单应收款项一致，涉及安装完毕后结 算的，先确认后结算。 总经办按照订单交期、产品要求及时回执设计部计划生产，并保证质量完成订单生产。 工程部负责按照订单交期、相关要求及时发货、补货。 总经办主管负责订单下单前批准审核，协调各部门衔接。 4、 术语/定义 无 5、 程序 5.1接收订单 接收订单的方式，客户订单格式统一按照附件一《客户产品订货单》表格； 5.2订单确认 5.2.1确认所需货品、数量、交期、样图 /设计图、规格、特殊要求、价格等； 5.2.2通过总经办确认应收货款是否到帐； 5.3建立客户档案 5.3.1客户名称、编号、等级，开发负责此客户的人员资料； 5.3.2客户信用额度，客户销售付款及折扣率条件； 5.3.3客户的安装、配送区域，客户的收货地址；客户配送路径的顺序，客户点卸货特点； 5.3.4延迟订单处理方式； 5.4订单查询与订单分配； 5.5依订单排定出货时间/顺序，订单信息经过主管审核后将订单信息转至总经办审核应收款项， 再转 编 号 页次 第3页共4页 生效日期 订单管理流程 1 版次 1 ——1 至工程部。 5.6若公司产品不能立即满足客户需求时，客户又不接受替代品，则按客户的要求与公司规定有如下 几种方法处理； 5.6.1重新调拨（若客户不允许过期交货，公司不愿失去订单时，则有必要重新调拨分配订单；） 5.6.2补送（若客户允许不足部份可以等有货时再过期交货时，公司政策也允许，则采用补送处理； 若客户允许不足订单额的部份或整张订单留待下一次订货时配送的，也采用补送处理；） 5.6.3延迟交货（延迟交货分两种，一种有时限延迟交货，客户允许在一段时间内过期交货，且希望 所有订单一起送达，一种无限延迟交货，客户允许不论延迟多久交货，希户所有订单一起送达，则等 所有订货到后再一起配送；对延迟订单需要有记录存档与看板；） 5.6.4取消订单（若客户希望所有订单一起到达，且不允许延期交货，公司也无法再重新调拨，则取 消订单；） 5.7订单经市场部、设计部和总经办审核后转至工程部。各部 在接到订单后，应及时明了订单内容, 如对订单存有质疑，必须在1小时之内反馈到市场部。市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对 引起误解的部分予以文字补充说明。 5.8销售订单一旦确定下发，必须严格执行。对执行过程中出现的新问题造成不能满足订单要求或不 能按时完成订单时，应在第一时间（即 0.5小时内）反馈至市场部协调解决。 5.8工程部订单资料输出 需要打印出的资料包括：出货单（或货单条码） 、缺货资料，以及客户的每批次发货单和系统帐目备 案，及时跟踪发货进度；详情见《发货单》表格。 5.9订单处理过程中备案相关订单资料归档，以便查询； 5.10完毕结束后，市场部应该跟客户最后验收产品并处理货款。 5.11关于客户开发首次寄样品处理流程，除免除总经办审核程序之外，其他没有任何变更。 流程图 编 号 ［丁苗答壬田勺盍稗 页次 第4页共4页 生效日期 订单管理流程 版次 客户 下单 安装发货{通知客户安装验收/确并误 市场部 r 责任人： j a 小信息确认 资料移交 接受/确认/回执订单 市场部/设计部 订单受理/建立客户档案 设计部 物料查寻 订单下达 订单下达 发货/补货 订单反馈/回执收款 J 确认 工程部 「责任人: 责任人: 设计部 订单调拨/制单 订单审核 r 设计部 责任人: