文件控制程序.docVIP

目的 确保工作现场获得且仅存有效版本的文件和资料。 适用范围 适用于公司质量管理体系的文件(质量手册、程序性文件、作业文件)、外来文件等。 职责 总经理负责本公司质量手册、程序性文件、三级文件的批准。 质量负责人负责本公司质量手册、程序性文件、三级文件审核。 办公室负责质量体系文件、外来文件的统一管理。 作业程序 质量体系文件控制 质量体系文件的编制与审批 质量手册由质量负责人审核，总经理批准。 程序性文件由各相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准，要求程序性文件具有可操作性和有效性。 作业文件由使用部门组织编制，部门主管审核，质量负责人批准后方可实施，作业文件内容要准确、可行，符合相关标准。 工艺规程等技术类文件由生产部组织编写，经总经理批准后方为有效。 文件和资料的定期评审 质量手册的评审由质量负责人负责，第一年内半年评审一次，从第二年开始每年评审一次。 程序性文件、作业文件各涉及部门的负责人每年组织评审一次。 若有特殊情况可以增加评审次数。 文件和资料的更改 在执行过程中发现文件不适当时可以随时对文件进行修改，当更改某个文件涉及 其它相关部门文件时，须与相关部门进行讨论，必要时，由相关各部门予以协调后更改相关文件，并填写《文件更改记录》。文件更改后的审批，必须按本程序规定的文件审批要求执行。 当某个文件和资料累计更改部分少于三行时，可采用手写更改，手写更改必须由各类文件规定的主管以上人员予以审批。 各类文件和资料的更改由办公室执行登记、换页、增页或减页等具体工作，且须保证所有文件持有者得到及时有效的更改。 文件和资料版本更换 质量手册、程序等文件可采用活页装订以便换页或部分更换。 质量手册累计更换二十页以上(每次更改几处不限)或每次更改体系要素占50% 以上，质量手册必须换版。 程序性文件累计更改十次以上或一次更改超过十处，程序性文件必须换版。 作业、技术类等文件更改累计在十次以上或一次更改超过十处必须换版。 所有文件资料更改版本必须严格按各类文件审批规定执行。 受控文件的作废处理 受控文件换版换页时，办公室必须在发放新版本或新页后，执行新版同时收回旧版本或旧页，新旧版本或新旧页不得并存于现场，办公室必须在旧文件首面或被更改那页盖上“作废文件”印章，除保留一份归档外，其余及时销毁。 文件的管理 所有的文件编制审批完成后，交由办公室编制《受控文件清单》登记，原件存档保存。办公室根据分发数量复印按规定程序发放。 质量手册的发放登记办法由办公室按“手册的管理”执行，并作好签收、记录等工作。 程序性文件、作业、技术类发放登记办法：由办公室统一发放，收领人需在《文件发放、回收登记表》上签名，登记表须设有文件名称编号、发放编号、持有人等项。 文件丢失和补发。文件丢失人应及时向文件管理部门递交书面报告,说明文件丢失经过和申请补领。经原文件批准人批准后，由文件管理部门编制新的分发号后发放，原分发号作废。 文件的编号和标识规定 文件分为“非受控和受控文件”，并且“受控文件”加盖印章以作区别。 质量手册、程序性文件、作业文件的编号方式如下： 用01、02...表示流水号（程序、三级文件）用年号表示流水号（质量手册） □□ - □□□□或 用01、02...表示流水号（程序、三级文件） 用年号表示流水号（质量手册） QM即“Quality Manual”质量手册 QP即“Quality Procedure”程序性文件 4.1.8 作业文件的编号：以涉及部门的拼音简称命名（如：厂部办公室BG;生产车间CJ；质检部ZJ）。版次的标识：依次为A.B.C，修订的标识：依次为A/1.、A/2.、B/1.、B/2.…… ； 4.1.9 受控文件未经文件办公室批准严禁复印,复印须到办公室登记并按受控文件进行管理； 4.2 外来文件及资料的控制 4.2.1 办公室负责外来文件的识别。负责收集有关标准、法规资料，通过互联网络和到有关部门了解各项标准的修订情况，保证各项标准为最新有效版本；销售人员负责将顾客提供的相关资料及其它有关技术要求交市场部协调管理。 4.2.2 外来标准直接引用作为生产、采购、检验、质量管理等依据时，由质量负责人审批后，办公室加盖“受控文件”印章，分发时并填写《文件发放、回收登记表》。对于所有外来文件，办公室需要登记于《外来文件及资料一览表》进行管理。 4.3 本公司的文件主要以书面形式为准，存在于电子媒体中的文件应采取适当方式予以标记、防护，防止丢失或受损。 相关文件及记录 《文件更改记录》 《文件发放、回收登记表》 《受控文件清单》 《外来文件及资料一览表》 附件：文件控制流程 编 编 写 审 审 批 YES 打 印外来文件复印副本分发正本归档 打 印 外来文件 复印