用户手册(秘书版).docVIP

PAGE 6 用户手册 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 一、系统登陆 2 二、页面介绍 2 三、功能介绍 5 1、发文管理 5 （1）模块菜单设置 5 （2）概述及流程 5 （3）具体操作 6 2、收文管理 10 （1）模块菜单设置 10 （2）概述及流程 10 （3）具体操作： 11 3、版本跟踪 19 （1）模块菜单设置 19 （2）概述及流程 19 （3）具体操作 20 4、文档管理 23 （1）模块菜单设置 23 （2）概述 23 （3）具体操作 24 5、任务督办 33 6、日程管理 33 7、项目邮箱 33 8、信息中心 34 一、系统登陆 1、打开浏览器，双击桌面Internet Explorer图标； 2、在地址栏中输入系统访问地址，点击‘Enter回车’。系统打开登录页面，显示如下： 3、系统发文正文的在线编辑功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系统登录页面下方有 “本系统需要使用office安装插件，请点击这里，按照提示进行安装。”字样，提示用户安装Office控件。点击“这里”（如上图示）打开安装页面，按照提示安装即可。另外，对于WIN7操作系统，请将本站点加入信任站点列表。 二、页面介绍 系统的页面分为三大块（如图所示）：导航栏，快捷按钮及主页面。通过导航栏可以切换系统的各个功能模块；快捷按钮可以进行各种常用的快捷操作；主页面则是办公主区域。 登入系统后的界面为系统首页。首页中的子模块如下：①待办事项：收发文的消息提示。②抄送给我的公文：收发文流程中，被抄送人的待办消息框。③发文审批提醒；用户发文通过审批后的提醒消息。④处理结果通知：用户分发的任务已经处理结束的通知。⑤图纸审查任务；交用户审查的图纸文件。 ⑤④③②① ⑤ ④ ③ ② ① 用户可以自定义首页布局（包括各个小板块的位置和增减）。点击【添加模块】，然后在弹出的【选择显示模块】中勾选或取消相应板块后点击【确认】，提交当前设置。设置完毕点击【保存布局】，将布局保存为当前用户默认设置。如图示： 由于默认密码过于简单。建议大家第一次登录的时候修改密码。在首页中的左边栏【我的办公区】点击【修改个人信息】，系统弹出人员信息框，用户可以修改密码。最后点击保存，即可生效。 另外，该页面的正文保存路径为用户提交正文时，系统为防止提交失败后正文丢失，自动保存到本地文件夹的路径。设置为空则表示不使用自动保存功能。 三、功能介绍 1、发文管理 （1）模块菜单设置 待处理：待处理发文是指待当前用户处理的发文，包括待签发的发文和抄送给当前用户，并且未阅读的发文。 流转中：流转中发文是指经过当前用户处理，待其他用户处理的发文。包括待审批、待处理的发文。如果抄送当前用户，用户阅知后且流程尚未结束的文，也会出现在这个列表中。 我的发文：我的发文是指与当前用户相关且已经处理结束的发文。当前用户曾经处理过或抄送给了当前用户的已结束的发文都会出现在这个列表中。 全部发文：全部发文是指当前用户可以查看的所有发文，包括与自己相关的所有发文，或者于己无关，但非受控且已结束的发文 （2）概述及流程 发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、签发全过程管理，如图示： 发文拟稿 发文 拟稿 审批 签发 发文流程示意图如下： 对于当前用户来说，可能需要完成以下环节的工作：如图所示①插入编号；②打印发文（线下流程）;③上传扫描件；④上传回执（可选）： 发文 发文拟稿 领导审批 上级领导审批 打印发文 上传扫描件 插入编号 流程结束 上传回执 否 否 否 抄送查看 系统产生文号 自动归档 通过 下一级审批 通过 （3）具体操作 假如领导审批通过一篇发文并交由当前用户进行签发，那么用户需要进行确认签发工作，具体操作如下： 查看发文信息。首先用户登录首页面，打开处理发文的方法有两种： 首页的待办事项，单击【确认发文】，进入处理界面。如图示： 或者在发文管理的【待处理】找到该文，系统会红色提醒，双击该文，或者点击【】处理该发文。 插入发文编号及日期。进入到【确认签发】页面。可以看到整个发文的详细内容以及流程信息。用户需要操作的是将编号和日期插入正文。如下图，点击【插入编号】。 打印签发。进入【正文页面】，可以看到编号和日期已自动插入到正文相应位置。用户核对好信息后打印正文，保存并关闭word页面，回到【确认签发】页面。然后，将打印出来的正文交给领导签字并发往对方单位。 上传签字版扫描件。点击附件下方的【添加文件】，上传签字版的扫描件。最后点击【提交】按钮，此时发文流程结束，文件自动归档，内部抄送人可以查看到该发文。 上传回执。对于要求