内部控制手册-14.3 设备采购.doc

PAGE / NUMPAGES 3 设备采购管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 采购控制程序 采购作业指导书 固定资产管理制度。 职责分工 设备使用部门；提交设备采购申请等。 采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。 物流部：收货、验货、入库等。 财务部：支付货款、入账等。 流程图 控制目标 序号 内控手册唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.3-CT1 确保划定明确合理的采购岗位职责 经营效率目标 2 14.3-CT2 确保采购成本效率最优化 经营效率目标 3 14.3-CT3 确保采购价格合理 经营效率目标 4 14.3-CT4 确保采购得到适当审批 经营效率目标 5 14.3-CT5 确保设备采购货款支付安全可控 资产保全目标 6 14.3-CT6 确保及时取得发票 经营效率目标 7 14.3-CT7 确保采购合同严格履行 合法合规目标 8 14.3-CT8 确保及时收到采购设备 经营效率目标 9 14.3-CT9 确保采购设备满足公司实际要求 经营效率目标 10 14.3-CT10 确保采购过程进行正确的账务处理 财务信息真实性目标 11 14.3-CT11 确保设备资料及时归档 经营效率目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 14.3-R1 采购流程职责划分不明确，导致舞弊风险，采购人员收受回扣，造成设备质次价高 14.3-CT1 14.3-CA1 设备管理制度中明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人 预防型 采购作业指导书 设备管理制度 14.3-R2 采购人员长期固定，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给公司造成经济损失 14.3-CT1 14.3-CA2 明确设备采购人员岗位职责，将设备采购岗位列为高风险岗位、纳入高风险岗位管理 预防型 采购作业指导书 采购岗位职责 14.3-CT1 14.3-CA3 设备采购人员参照高风险岗位管理制度，实行定期轮岗管理 预防型 采购作业指导书 采购岗位职责 √ √ √ 固定资产 14.3-CT1 14.3-CA4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向公司及时报告 预防型 采购作业指导书 诚信承诺书 √ √ √ 固定资产 14.3-CT1 14.3-CA5 要求金额超过10万或主要供应商签订廉政协议（或类似的承诺文件），在协议里明确禁止供应商给予公司所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等 预防型 序采购作业指导书 廉政协议 √ √ √ 固定资产 14.3-R3 各直属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批，导致分散采购，增加采购成本 14.3-CT2 14.3-CA6 各直属单位生产部门采购设备时须经过部门负责人及本单位设备管理部门领导审批通过并经单位负责人审批确认后提交集团固定资产管理委员会 申请/审批 预防型 固定资产管理制度 固定资产管理制度及审批单 √ 固定资产、应付账款 14.3-CT2 14.3-CA7 各直属单位设备采购经单位设备管理部门及总经理审批确认后，在设备管理部门备案登记并由公司负责统一采购 申请/审批 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 采购申请单 √ 固定资产、应付账款 14.3-R4 设备采购前未进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，影响设备采购计划的制定 14.3-CT2 14.3-CA8 设备采购前须进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，包括设备技术参数标准、设备型号、价格区间、使用年限、设备损耗情况、主要生产厂家等作为后期设备采购招投标过程的参考依据 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 市场调查报告 14.3-R5 未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致采购预算及价格制定不合理，增加采购成本 14.3-CT3 14.3-CA9 在进行市场调查后，需对设备价格信息进行整理和分