内部控制手册-14.1 供应商管理.doc

PAGE / NUMPAGES 供应商管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关供应商纳入、管理、评审和淘汰等管理要求，旨在规范公司供应商管理过程中的各项具体工作，努力降低和避免供应商管理中存在的风险，保证企业的采购成本和采购效率。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 集团供应商导入流程 集团供应商资源管理程序 集团供应商绩效考核流程 集团供应商质量管理程序。 职责分工 资源开发专员：根据项目需求寻找供应商。 集团战略资源开发部：新增供应商的评定，管理；根据计划需求对供应商资源进行分配；供应商主数据和价格信息维护。 SQE：负责新增供应商的评定的审核。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.1-CT1 保证采购的质量 经营效率目标 2 14.1-CT2 保证采购的成本 经营效率目标 3 14.1-CT3 保证采购的及时 经营效率目标 4 14.1-CT4 保证采购的合法性 合法合规目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 14.1-R1 无归口部门负责供应商管理及评审工作，导致供应商管理职责及分工不明确，出现问题时无法及时得到解决 14.1-CT1 14.1-CA1 由总经理及董事会审批同意成立集团战略资源开发部或指定相关部门作为供应商管理归口部门，明确部门工作职责，包括对供应商的日常管理、供应商资料保管、年度评审，供应商名录编写和管理等 预防型 集团供应商导入流程 供应商管理制度 　 　 　 　 　 　 　 　 14.1-R2 未设置供应商审批权限，导致采购人员选择供应商的权限过大，产生舞弊风险 14.1-CT1 14.1-CA2 在全部满足询价文件实质性要求前提下，根据技术先进、生产适用、安全可靠、经济合理的原则，综合考虑包括价格、供货周期、质量方面的特殊要求，供应商资质证书、信誉、业绩、服务，国家政策规定等相关内容，由采购单位或部门选择适当的评审方法，按照规定的程序进行评审，确定供应商。 对于数量及金额较大的采购，应当由总经理及分管领导组织相关人员对供应商的报价进行评审；数量及金额较小的采购，可以由部门负责人组织相关人员对报价进行评审或签字认可 经办/审批 预防型 集团供应商导入流程 供应商管理制度；集团资源供应商开发计划申请表 　 　 　 　 　 　 　 　 14.1-R3 未建立供应商数据资料库对供应商提供的信息资料进行完整的保管，导致供应商信息丢失，管理混乱 14.1-CT1 14.1-CA3 供应商管理部门应建立一个数据库，数据库内容应包括所有供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、与公司合作期间等信息。 供应商管理部门应指定专人负责定期整理供应商数据库并及时更新。 　 预防型 集团供应商资源管理程序 集团资源AVL系统 　 　 　 　 　 　 　 　 14.1-R4 未对合格供应商提供的信息进行判别，导致因供应商提供的信息有误，购进的物品质次价高 14.1-CT2 14.1-CA4 由集团战略资源部商务组负责评估基本能力和商务能力，集团资源经理根据供应商资源地域性/适用地/产品定位指定地方研发或制造经理级以上进行工艺和研发能力评估审核 　 预防型 集团供应商导入流程 供应商基本资料调查表 　 　 　 　 　 　 　 　 14.1-R5 选择重要供应商时未实地考察供应商所能提供服务的能力，包括供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等情况，导致供应商提供虚假资料欺骗公司从而赢得业务，造成货物质次价高 14.1-CT2 14.1-CA5 集团战略资源开发部、研发、质量SQE、制造相关人员成立调查小组实地考察供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等方面，填写供应商评价表，并提出是否评价为合格供应商的意见，经调查小组组长审核签字后报集团战略资源开发部负责人审批，集团战略资源开发部负责人审核签字后列入合格供应商名录 　 发现型 集团供应商导入流程 集团资源供应商开发计划申请表；供应商基本资料调查表 　 　 　 　 　 　 　 　 14.1-R6 未进行供应商资质管理，督促供应商及时更换资质资料，导致合规风险 14.1-CT4 14.1-CA6 在供应商数据库内设置供应商资质文件的有效期限的内容，每年年末对供应商数据库资料进行检查时应核对供应商资质资料的有效期限，对临近有效期限的供应商应及时提醒供应商办理更新手续