内部控制手册-14.6 危化品采购.doc

PAGE / NUMPAGES 14.6危化品采购 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关危化品采购流程的相关要求，旨在加强危险化学品采购、储存的安全管理,明确安全生产中的安全责任，加强安全生产责任感，强化员工自我保护意识，遏制危险化学品造成的安全事故。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 采购程序 请采购审批层次 化学品仓库作业指导书 仓库管理程序 地方供应商资源管理程序。 职责分工 使用部门：提出危化品的申请需求，制定采购计划。 环安部：对危化品申请需求审批，办理先关危化品购买凭证等证件。 采购部：执行采购计划，签订采购合同等。 相关审批人员：负责采购计划审批，采购合同审批，付款申请审批等。 财务部：支付货款，入账等。 物流部：收货、验货、入库等。 流程图 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.6-CT1 确保购买的危化品符合安全标准 经营效率目标 2 14.6-CT2 确保采购危化品满足生产需求 经营效率目标 3 14.6-CT3 确保制定合理采购职责 经营效率目标 4 14.6-CT4 杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为 经营效率目标 5 14.6-CT5 确保采购价格合理 经营效率目标 6 14.6-CT6 确保采购经过适当授权审批 经营效率目标 7 14.6-CT7 确保采购过程符合国家相关法规 合法合规目标 8 14.6-CT8 确保及时取得发票 经营效率目标 9 14.6-CT9 确保货款支付得到适当审批 资产保全目标 10 14.6-CT10 确保合同条款严格履行 经营效率目标 11 14.6-CT11 确保接收数量符合订单 经营效率目标 12 14.6-CT12 确保采购过程账务处理正确 财务信息真实性目标 13 14.6-CT13 确保采购资料及时归档 经营效率目标 14 14.6-CT14 确保危化品保存妥善 资产保全目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 14.6-R1 采购部未验证生产商或代理商的合法性，导致产品质量得不到保障，也存在重大安全隐患。 14.6-CT1 14.6-CA1 采购中心必须确保化学品供应商是生产国批准的合法生产商或代理商 ? 预防型 采购程序 供应商合法性调查 ? ? ? ? ? ? 14.6-R2 未验证供应商的经营资质和生产许可证，导致采购到不合格产品，影响集团运营效率 14.6-CT1 14.6-CA2 必须验证化学危险品供应商的经营资质和生产许可证 ? 预防型 地方供应商资源管理程序 经营资质和生产许可证 ? ? ? ? ? ? 14.6-R3 采购流程职责划分不明确，导致舞弊风险，造成设备质次价高 14.6-CT3 14.6-CA3 采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职位分离，采购各环节责任人相互牵制 申请/审批/验收/执行 预防型 采购程序 采购流程职责合理划分 ?√ ? ? ? ? ?原材料 14.6-R4 采购人员长期固定，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失 14.6-CT4 14.6-CA4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告 ? 预防型 采购程序 诚信承诺书 ?√ ? ? ? ? ?原材料 14.6-CT4 14.6-CA5 要求金额超过10万或高危险危化品的主要供应商签订廉政协议（或类似的承诺文件），在协议里明确禁止供应商给予集团所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等 ? 预防型 采购程序 廉政协议 ?√ ? ? ? ? ?原材料 14.6-R5 未对危化品近期价格变动进行分析，预计价格走势，导致预期价格制定不合理，增加采购成本 14.6-CT5 14.6-CA6 危化品采购计划制定前进行充分的市场价格调查，合理预测价格趋势，形成危化品市场调查报告，提交相关管理部门审核，以便确定合理采购时机，保证供应，降低采购成本 ? 预防型 采购程序 价格分析报告 ? ? ? ? ? ? 14.6-R6 危化品采购计划制定不合理，导致危化品采购数量超过实际需求量，造成集团资源浪费 14.6-CT2 14.6-CA7 危化品使用部门按时提交危化品采购计划，结合本单位库存情况制