内部控制手册-14.2 招投标管理.doc

PAGE / NUMPAGES 2 招投标管理 概述 规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关供应商招投标的开标，招标，结标等管理要求，旨在规范公司招标管理工作，维护招标单位的权益，控制项目成本，保证项目质量。 适用范围 适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。 相关制度 招投标管理程序。 职责分工 董事会/总经理办公室：确定是否需要进行投标。 采购部：招标的前期准备、确定采用招标的形式、召集投标人、对投标人资信进行调研、确定招标的时间、地点等相关事宜。 总经理：招标文件审核。 评标委员会：负责开标，评标，并向中标单位发出中标通知。 流程图 控制目标 序号 内控手册唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.2-CT1 确保界定招投标管理范围 经营效率目标 2 14.2-CT2 确保招投标管理符合国家相关法律规定 合法合规目标 3 14.2-CT3 确保招标文件编制科学合理 经营效率目标 4 14.2-CT4 确保中标人按照中标书要求提供相应服务 经营效率目标 5 14.2-CT5 确保招标文件能有效传递 经营效率目标 6 14.2-CT6 确保评标过程公正合理 经营效率目标 控制矩阵 风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露 1 2 3 4 5 14.2-R1 公司招投标的范围不明确，影响公司采购成本和采购质量 14.2-CT1 14.2-CA1 招投标文件必须明确规定招标范围，内容和其他具体要求，满足招投标合同管理的规定 ? 预防型 招投标管理程序 招标文件 　 　 　 　 　 　 14.2-R2 外部监管要求必须进行招投标的没有进行招投标，存在法律风险 14.2-CT2 14.2-CA2 对外部监管要求必须进行招投标的项目，必须进行招投标，满足法规要求 ? 预防型 招投标管理程序 ? 　 　 　 　 　 　 14.2-R3 编制招标文件的过程中未对自身需求进行调研、分析和明确，导致招标文件中的要求与实际需求不符，影响公司的采购质量 14.2-CT3 14.2-CA3 招标文件中的需求，必须根据各部门提交的实际需求来制定，招标文件需经过相关部门审核 编制/审核 预防型 招投标管理程序 招标文件 　 　 　 　 　 　 14.2-R4 招标文件表述不清，影响投标人的响应，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量 14.2-CT3 14.2-CA4 招标文件要表述清晰，如有表述不清的，投标人必须在规定时间内以书面形式提出，招标人在接到书面质疑后以书面形式回复 ? 预防型 招投标管理程序 招标文件 14.2-R5 招标文件对于基本需求没有强制性的相应要求，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量 14.2-CT3 14.2-CA5 招标文件必须对项目的基本需求做出强制性的规定，保障项目结果达到预期 ? 预防型 招投标管理程序 招标文件 14.2-R6 招标的技术标方案未经过充分的讨论和分析，导致技术标存在瑕疵，招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量 14.2-CT3 14.2-CA6 招标的技术标方案，必须组织相关技术人员组成讨论小组，对技术标方案进行讨论和分析，并提出反馈意见 ? 预防型 招投标管理程序 技术论证方案 14.2-R7 招标文件未满足法定要求，存在法律风险 14.2-CT2 14.2-CA7 招标必须以法律、法规、规章为依据，制定符合法规要求的招标文件 ? 预防型 招投标管理程序 招标文件 14.2-R8 未设置投标保证金，导致中标人临时弃标，影响公司采购效率 14.2-CT4 14.2-CA8 投标单位必须向公司支付履约保证金，保证金金额为总额的50%，但不低于2万元 ? 预防型 招投标管理程序 保证金缴纳回单 14.2-R9 招标文件的发布渠道和发布范围不恰当，导致投标人不满足公司要求，影响采购质量 14.2-CT5 14.2-CA9 公开招标的，需发布招标公告；邀请招标的，向3个及以上具备承担招标项目项目能力、资信良好的潜在投标人发出投标邀请书；依法必须进行公开招标的，在国家和地方指定的媒体上发布招标公告 ? 预防型 招投标管理程序 招标公告 14.2-R10 投标人人数过多，导致评标过程困难增加，导致招投标的实际达不到预期效果，影响公司采购质量 14.2-CT6 14.2-CA10 招投标小组必须根据有意向的投标人相关资料和调查对投标人进行筛选，符合公司要求的列入合格投标人名单，并对人数加以控制 ?