商业物业行政部工作手册.docx

PAGE 43 营运手册 PAGE 商业物业行政部工作手册 一． 部门职能 行政部直属财务行政经理管辖，主要负责公司的人力资源、员工培训、后勤管理、关系协调、劳动争议处理等工作。行政部是沟通上下层的桥梁，将公司的指令和规定及时传达到基层，同时注意收集基层意见，适时地反映给上级。并在上传下达的过程中，对公司规章制度执行情况进行监管与督促，从而使有关指示精神得到及时的落实。 行政部应在贯彻落实各种计划、上级指令和组织各种活动的过程中，协调各种关系，协助各有关方面及时解决各种问题和矛盾。行政部不断为公司培养储备后备人才，及时掌握员工的思想动态，努力提高企业文化建设水平，创造和谐积极的办公氛围，真正使员工爱公司如家，共同为公司的发展而努力。 公司车辆隶属行政部管辖，主要是为各部门提供工作上用车需要。 二．部门架构图 人事文员 人事文员 行政文员 总经理秘书 采购兼司机 行政主任 三． 岗位责任 1． 行政主任 岗位级别 ：三级 直属上司 ：财务行政经理 下属 ：行政文员、人事文员、总经理秘书、采购兼司机 岗位职责 ： 行政经理交办的各项工作。 积极贯彻执行上司的指示、要求，努力钻研业务，不断提高业务水平，更好地做好人力资源及行政工作。 负责行政部的全面管理工作，合理分配工作任务，向部门传达。反映执行中遇到的具体问题，加强与各部门经理的联系沟通。 承办公司的行政文件的起草，保管公司的原始文件等。 监督公司物料的购进保管情况及各部门的设备保管工作。 制订、协调、统筹公司各个岗位责任制、员工守则，以及用工薪金、奖金、考勤、福利保险、出差、加班、用餐、制服等规章制度，并负责检查督促落实。 负责对劳动纠纷的处理。 负责本部门员工的编班考勤工作。 负责员工薪金的计发。 负责制定、修改公司员工的招聘、考核、奖罚、辞退等劳动用工手续。 负责公司员工的岗位培训工作。统筹安排公司安全生产工作。 负责与有关政府部门联系，办理政府各有关部门规定的手续，及政府要求举办的活动，如各类证件的年审或变更手续。 负责策划及举办各类员工活动，并定期检查员工膳食情况。 负责抽查员工的制服穿着，仪容仪表及操行有无达到公司要求。 汇总制定部门报表，每月准时上报财务行政经理。 协助财务行政经理及时了解员工思想动态，关心员工生活，加强与员工之间凝聚力。 管理公司后勤工作。 召开部门会，总结检讨部门工作进展情况。 2． 人事文员 岗位级别 ：四级 直属上司 ：行政主任 岗位职责 ： 协助主任处理日常行政人事事务。 负责员工考勤（卡）、假期、加班记录的核定管理工作。 协助部门有关文件、资料的打印、复印等工作。 向部门传达上级的指示意图，及时反映执行中碰到的具体问题。 负责办理公司员工招聘、考核、奖罚、辞退等劳动用工手续。 负责协助公司员工的岗位培训工作。 负责协助组织公司举办的员工活动。 负责定期检查员工办理各种证件。 安排新入职员工体检工作，跟进员工社会保险购买工作。 整理签订劳动合同所需资料，于行政主任复核后与员工签订劳动合同。 负责员工工伤索赔工作。 负责员工档案的归档整理工作。 完成行政主任或上级临时交办的其它各项任务。 3． 行政文员 岗位级别 ：四级 直属上司 ：行政主任 岗位职责 ： 负责本部门物料及各部门后备物料的申购工作，并根据各部门月申购计划制定申购表，保管各类购进物料并根据各部门需要发放物料。 负责输入材料帐，制定仓库报表。 负责一切来往公文的收发登记、整理、归档和保管工作，严格执行保密制度。 负责联系办公设备（电脑、复印机、传真机）等维修与保养工作，协助办公室有关设备、设施及办公财产的维护、管理工作。 负责每天员工餐人数统计工作，制定餐费报表，掌握员工每月餐费开支。 负责员工制服的分发，回收及制服清点登记工作，并以此为依据制定制服清洗报表。 协助部门有关文件、资料的打印、复印等工作。 负责管理图书阅览室，整理、剪贴报刊杂志。 负责定期清点固定资产。 负责登记采购员购买物品详细情况，发现问题及时汇报。 接受并执行行政主任或上级的任何工作安排。 4． 采购兼司机 岗位级别 ：四级 直属上司 ：行政主任 岗位职责 ： 积极贯彻执行上司的指示、要求；钻研业务，搞好安全行车和优质服务管理。 抓好车辆技术管理，想方设法保证车辆有良好技术状况，树立遵纪守法的法纪观念，确保乘车安全。时刻树立高度安全责任感，把事故发生率降至最低点。 建立健全的汽车技术、资料档案与车辆保修保养记录，组织安排车辆年审工作，按时缴交养路费、保险费等各有关车辆费用。 经常检查车辆车容状况，进行车辆清洁卫生工作。 严格执行车