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档案信息化管理论文 浅谈档案信息化管理 摘要：档案是一种很重要的记录，它保存了很多有价值的文字、图像、资料等，但目前很多企业和机构的档案管理存在不规范的现象。要想解决这些问题，就需要采取网络信息技术，对档案进行统一规范的管理，本文针对如何运用信息化技术来保存和管理档案做了一系列的探讨，希望对广大的信息管理者能够有所帮助。 关键词：档案信息化管理资料规范 档案信息化管理，指的是统一的规范和组织之下，在档案管理活动中运用现代信息技术，对档案资源进行科学的处置、管理和利用。档案信息化管理也是一项长期性的工作，只有做好了这项工作，才能够提升档案管理和利用的水平。 一、档案信息化管理的优点和缺点 一方便快捷 传统的档案管理存在纸张容易受潮、查找不方便的缺点，但如果建立一个电子档案，不但查找方便，还能提高办法效率。因为计算机的运算速度极快，而人工操作很慢，容易出错，反复查阅还会使纸张受损，但电子档案却不会存在原件受损的情况。人们在建立电子档案的时候，按照档案的类型进行收集、统计和查阅，缩短了时间，方便快捷。 二能够实现资源的共享 传统的档案管理由于是手工操作，所以无法实现资源共享、交流，给各部门之间的工作造成一些不便，而电子档案利用网络通信工具来传输，瞬时间可以完成大量信息的传递，还可以重复传递，不存在资料被人占用了，另一人就无法占用的缺点。人们既可以交流和传递部门之间的信息，也可以随时查阅和分享不同时期的信息。 三容易被侵扰和盗取 虽然档案信息化管理存在方便快捷、资源共享的优点，但由于计算机网络的大环境存在一定的复杂性，如果计算机系统和网络本身就存在缺陷，或者是安全措施不够，就会给网络黑手可乘之机，使档案资源和数据资料被盗取或者被侵扰和毁坏。 四技术上不全面 在建立电子信息档案的时候，需要把纸质档案上的内容用扫描仪或者其他设备来输入到电脑中，形成电子档案，但目前我国很多单位和机构都采用的价格便宜的平板扫描仪，这种扫描仪虽然经济实惠，但速度跟不上，无法在短期内将档案资料转化为电子档案。 二、如何加强档案信息化管理 一完善安全措施 由于网络环境存在很多不安全因素，电子档案容易被盗，所以必须要建立一个安全防范措施，设置文件保密措施，采用身份认证、权限认证的方式控制档案登陆系统，安装杀毒软件，定期对计算机进行杀毒，并且对档案和数据进行及时的备份，防止黑客或者其他人员侵入系统。 二创建标准的档案管理体系 标准、规范是电子档案管理的重要原则，档案管理部门首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配备齐全的设备。另外，还要多渠道、多层次的收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。 三提高工作人员的技能和水平 传统的档案管理模式已经不能再适应单位和机构对档案的利用和需求了，因此，要改变传统的档案管理模式，就必须提高档案管理人员的技能会水平。首先要对他们进行计算机信息技术方面的培训，让他们熟悉计算机操作，在工作中能够得心应手。另外还要让他们树立起职业道德和工作责任心。 四更新管理理念 一些单位和机构认为生产力和经济效益才是重要的，档案管理只是次要的，不要大费周章。这种管理理念是错误的，档案是单位和机构的重要历史资料及依据，能在决策的时候起到重要作用，如果不重视它的管理，将会造成一些不好的后果。因此，管理人员应该更新管理理念，建立符合时代要求的档案意识，转变封闭、保守、落后的思想观念，将被动式的管理转变为主动式的管理。 五注重管理的效益 档案信息化管理是一项巨大的系统工程，需要单位和机构投入一定的物力、人力、财力，所以必须注重信息化管理的效益。根据自身的实际、需求、基础，将利用率较高的档案进行数字化，利用率不高的档案则无需数字化，否则会浪费大量的人力、物力、财力。 三、档案信息化必须实现的几个内容 一档案信息的数字化 档案信息的数字化也是档案管理信息化的基础，传统的档案管理是以纸质档案管理为主，信息化管理则需要把这些纸质的信息转变为数字化的内容，通过电子扫描仪的方式转化为数字形式，再由计算机直接进行管理。此外，还要在平常的管理中推行无纸化办公，实现档案信息的数字化。 二档案查找的自动化 传统的档案查找方式是在纸质档案中进行翻查，不但不方便，效率还很低。纸质档案经历的时间如果较为长，很容易发生遗失和损坏的现象。通过登录网络客户端来进行检索和查找，其速度和效率是传统的检索工具无法比拟的。 三档案资料的网络化 在过去，人们如果需要查阅档案，还要亲自到档案室进行查找，并且办理查阅手续，不但浪费