档案的分类与整理.pptx

档案分类与整理档案整理工作档案整理 按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、排列和科学编目的一项业务工作。档案整理方法： 以卷为管理单位 以件为管理单位档案整理一般程序 从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。 制定档案分类方案 综合档案室（按门类分类）综合档案室文书档案科技档案会计档案业务档案特种载体信贷档案会计档案银行卡档 案党务类行政类人事类计划信贷类监察稽核类业务管理类群团类专业会计储蓄会计房信会计国际会计凭证帐册报表其他综合档案室（按职能分类1）综合档案室行政管理类党群管理类人事教育类业务类基本建设类科研类设备类会计类人事档案类特种载体类综合档案室（按职能分类2）高校综合档案室综合档案室党群管理类行政管理类学籍类教学类科研类基本建设类仪器设备类产品生产类出版物类外事类财会类特种载体类高等学校档案管理办法（教育部27号令）综合档案室（按职能分类3）企业综合档案室行政管理类党群工作类经营管理类生产技术管理类产品类科学技术研究类设备仪器类基本建设类会计类干部职工类工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。档案整理工作的要求已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用按《归档文件整理规则》进行整理归档文件的整理单位——件的界定 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件 文件修整 为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：修裱规格较小或破损的文件；复制字迹模糊或易褪变的文件；折叠超大的文件；去除文件上易锈蚀的金属物。文件装订装订规则 归档文件应按“件”装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。装订方法 线装 包角分类分类方法： 年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）例1：2004年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年 管理处…永久、30年、10年 …… 2005年：办公室…永久、30年、10年 人事处…永久、30年、10年 管理处…永久、30年、10年 …… 2006年：…… 例2：2004年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 …… 2005年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 …… 2006年：……例3：2004年：永久、30年、10年 2005年：永久、30年、10年 2006年：永久、30年、10年 ……排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。1、同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。2、不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。归档章样式填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料 全宗号 年度 室编件号机构或问题保管期限 馆编件号 公室永 久 归档文件的编目归档文件应依据分类方案和