电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用.pptx

电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用 ;第一章 电子文件概述;构成完整电子文件的三要素:;二、电子文件的种类 ;(二)按文件的功能分类。;(三)按文件的生成方式分类。 ;三、电子文件的特点 ;四、电子文件管理工作面临的挑战 ;(2)流程内容： ; (3)流程形态：流程由串行向并行、线性向非线性变化。;2、电子文件管理系统与业务系统、其他信息系统之间关系的变化; (2)电子文件管理职责的变化 ;五、电子文件管理目标与原则; 2、保障电子文件的完整性 ; 3、保障电子文件的长期可???性原则 ; 4、促进业务效率的提高;(二)电子文件管理原则 ; 前端控制原则的必要性主要体现在以下两方面:; 2、全程管理原则 ; 3、集成管理原则 ;第二章 电子文件的鉴定;二、电子文件的内容鉴别步骤;三、电子文件的技术鉴别;电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题，可采取以下措施: ;2、完整性鉴定;3、可读性鉴定;4、无病毒鉴定;四、电子文件的处置;五、对电子文件鉴定过程的记录;第三章 电子文件的归档;二、电子文件的整理;（二）、建立数据库;三、电子文件的归档范围; 归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料：;四、电子文件的归档方式; 是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。;⑴ 网络传输方式归档;五、电子文件的归档时间;六、电子文件归档的质量要求; 3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。 4、用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。 5、用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 6、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所说的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。 7、通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。 ;(二)真实有效 (三)格式规范 (四)一式三套 (五)经过整理 ; 整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》，内容包括电子文件形成单位、硬件环境、软件平台、应用软件、文件题名、形成时间、文件性质、类别、载体编号、保管期限等。 ;文件 特征;文件 编号;七、归档手续; 2、采用介质归档方式的电子文件，移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保存备查。; 3、与电子文件同时归档的配套纸质文件，以及双轨归档的纸质拷贝，应履行纸质文件的归档手续，即填制一式两份的移交清单，交接双方按清单清点后签字，各留一份，以备查考。; 4、归档电子文件的检测工作分两次进行，第一次是在归档前的技术鉴定工作，由电子文件形成部门负责，鉴定结果填入《归档电子文件移交检验表》；第二次是在归档时的检查验收，主要内容除了检测技术状况外，还包括支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，检验结果填入《电子档案接收检验登记表》。 ;八、电子文件积累归档程序 ;九、电子档案概念 ;第四章 电子文件的整理与编目;三、电子文件的著录;(二)电子文件著录的特点 ; 4、多级性。电子文件著录的多级性是由电子文件之间具有有机联系的特性决定的，文件及档案工作者根据电子文件之间的有机联系，对文件进行分类，从全宗、大类、属类、小类、案卷直至单份文件，呈现出多个级别、多个层次。 ;(三)电子文件著录的组织 ; 2、稿本与文种项。包括稿本、文种、版本及版本说明。 3、密级与保管期限项。包括密级、文件缓急程度、保管期限。 4、时间项。包括文件形成时间或文件起止时间、归档或销毁时间、迁移时间。 5、载体形态项。包括载体类型、数量、规格、盘带号、迁移前载体类型、迁移前盘带号。 ; 6、附注与提要项。包括附注、提要、机构史或传记、保存史。 7、软硬件平台项。包括机器名称及型号、网络硬件环境(产品名称及型号)、网络系统名称及版本、操作系统名称及版本、应用软件名称及版本、迁移前硬件环境、迁移前软件环境、文件类型、迁移前文件类型、文件签署所用技术。 8、排检与编号项。包括分类号、档案馆代号、档号、电子文件名、迁移前电子文件名、路径名、迁移前路径名、电子文件编号、缩微号、主题词或关键词。 ; 9、检索与利用项。包括检索条件、版权/限制复制 ;第五章 电