《秘书学概论》第五章秘书职能环境.pptxVIP

我和经理相处的秘诀;我和经理相处的秘诀;我和经理相处的秘诀;我和经理相处的秘诀;第五章 秘书职能环境;第一节 秘书职能环境的内涵与作用 ;一、秘书职能环境的内涵 ;（二）秘书所在组织的内部环境 秘书所在组织的内部环境，指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实现工作职能的重要基础。 秘书所在组织的内部环境是 由以下要素构成： 1.组织的物质要素 如组织的资金、财物、设备。 这???与秘书的办公场所、 办公经费和办公设备等息息相关。 　　　　　　　　　　　　　　 　 　　　　 　　 　　 ; 2.组织的结构要素 如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。这些要素决定了秘书机构及秘书在组织内部的地位、交往关系、工作内容及服务对象等。 3.组织的动态运行要素 如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。这些对秘书的工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。 4.组织的精神要素 如组织成员对组织的认可与热爱、对组织整体利益的理解、对组织规范的认同和组织的团队精神。这些会影响秘书的深层心理，也会影响秘书的工作表现。;（三）秘书机构的内部环境 包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。 营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件： 一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人； 二是要有健全的工作制度； 三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程； 四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统； 五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。;二、秘书职能环境的作用 ;（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用 秘书职能环境对秘书工作具有导向性。不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。 秘书职能环境的导向性要求秘书： 第一，准确把握宏观环境的发展方向。 第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。 第三，准确把握组织和秘书机构的内部环境的具体工作方向。 ;（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用 人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。 秘书职能环境对秘书工作的激发性， 具体体现在以下三个方面： 1. 行政性激发 领导依靠行政职权，配合指导、激励等手段，向秘书发出指令，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。这能够直接激发秘书努力完成工作任务、实现自我价值。; 2. 诱导性激发 功利性引导是在管理实践中激发人的主观能动性的有效方法。未来发展远景、具体任务目标及劳动成果分配方式、荣誉回报、职务升迁等因素，能够产生推动力，促进秘书积极、主动地做好工作。 3. 比较性激发 人们对自我价值的评价以及自我需求的满足感，往往会以周围环境中的特定对象为参照物。在秘书职能环境中，其他工作人员的工作绩效、物质报酬、荣誉奖赏等，都会对秘书产生比较性激发作用。在比较中，秘书认为自己落后的，会不甘落后，奋起直追；认为自己先进的，则势必增强自信，继续努力。　　　　　　　　　　　　 　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　;第二节 秘书对职能环境的 适应与优化 ;一、秘书对职能环境的适应 ; （二）满足职能环境需求 首先，秘书要满足领导工作的需求。例如领导下达调研课题、授命秘书草拟计划方案。有时领导没有提出工作要求，秘书也可主动提出参谋建议，拾遗补阙。