记录控制程序.docVIP

目的 维持质量记录的有效、完整、清洁和可追溯性，为证实符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。 适用范围 本程序适用于公司质量体系运行产生的诸如标识、收集、贮存、保管、编目查阅、检验、过程监视与控制、归档以及处理等质量记录。 职责 办公室为质量记录的归口管理，负责各种质量记录表格的审查备案。 各部负责与本部门有关的质量记录的收集、整理和移交。 工作程序 质量记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。质量记录的形式可分为多种，如书面记录、电脑文档、照片等，还包括由供方提供的适当的质量记录。 凡质量体系文件规定有记录要求的，应设置和编制质量记录。 质量记录表式应有如下内容：记录编号、记录名称、记录人、记录具体内容。报表报告及应有审批手续的质量记录应有主管审批签字。 质量记录的编号 办公室负责对各部门使用的表格统一编号、备案、登录于《质量记录清单》方为有效记录表格。编号规则：R（记录）— 涉及部门代号 — 序号（01、02….）。 办公室：BG 质检部：ZJ 采购部：CG 生产车间：CJ 仓库：CK 销售部：XS 质量记录的填写要求登录及时、准确真实、条理清晰，且不得随意理更改，属填写差错的，只准划改，不准涂改；当质量记录表格不适用需要更改时，由原设计部门负责人审批。 质量记录的归档、贮存和管理 全部质量记录的收集可按月、季、半年、年度进行，必要时可视需要随时收集。 对各类质量记录要按规定的保管期限保管，不得随意污染、撕毁和丢失。 不同类别的质量记录要分开存放，并按时间先后顺序排放。 程序文件和工作文件规定的责任人，按《质量记录清单》规定的期限保存。 装订成册并移交至办公室的记录由办公室建立台帐、归档。 质量记录的查询 外单位人员一般不予查阅质量记录，特殊情况须经部门负责人同意并办理查阅手续。 各部员工需要查询质量记录时，须经本部资料员同意并按规定办理手续。 质量记录借阅归还时，保管者要当面查对，确认无涂改、无损坏、无缺页、无丢失时，方可接收，并存放原位。 质量记录的销毁 质量记录按《质量记录清单》规定期限保存，到期后由办公室报质量负责人批准后予以销毁。 相关文件 《文件控制程序》 质量记录 《质量记录清单》 《质量记录归档登记》