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物业档案的建立与管理 一、物业管理档案的概念与分类 （一）档案的定义档案是国家机构、 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有 价值的各种形式的历史记录。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。 （二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的 作为原始记录保存起来以备查考的文字、 图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信 息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非 档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是 该项目的历史原始记录，即档案。 （三）物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用 人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业 服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。 （四）物业管理档案的分类方法 1 ．年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各 个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成 时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于 按年度查阅利用档案。 2 ．组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组 织机构， 把全宗内的档案分成各个类别。 特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系， 客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。 3 ．事件分类 法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类 法。特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一 起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅 利用档案。 4 ．流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案 按阶段性进行归集整理。特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位 档案资料全过程的连续性和全面性。 有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档 案。 二、物业管理档案的建立 （一）物业管理档案的收集 1 ．物业承接查验期档案的收集（ 1 ）物业承接查验 期间物业管理档案收集的特点。 物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物 业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。这类档 案收集的特点是： ①收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验 同步进行。 ② 档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个 重要的考验， 收集处理不全或遗漏， 会对今后的物业管理工作造成长远的影响。 例如， 建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制 造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求 较高。（ 2 ）物业承接查验期间物业管理档案收集的范围。物业承接查验期的档案收 集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的 索取对象较单一，主要是建设单位。 2 ．物业入住期档案的收集（ 1 ）物业入住期物业 管理档案收集的特点。物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主、物 业使用人，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案 资料的收集。其主要特点是： ① 本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象 —— 业主、物业使用人。 ② 本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权 属档案资料、个人资料等。（ 2 ）物业入住期物业管理档案的收集方式和程序。物业 入住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关， 同步进行。在组织接待业主、 物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：