行政制度四公司文件管理规定.pdfVIP

四、公司文件管理规定 （一）总则 第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用， 特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种 文件、资料。 第三条 按照党政分工的原则， 全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办 （以下简称两办）归口 管理。 表23-4 送发公文登记簿 日 文 收文 文 附 附 回涵内 事由 期 号 单位 别 件 本 容 表23-5 表格档案处理工作一览表 表格性质 表 负 完 审 审 部 联 格档案 责职 成期 核职 核日 门 数 日 月 记 其 名称 别 限 别 期 报 报 录 他 （二）收文的管理 第四条 公文的签收 1．凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯 员直送机要室的机要文件除外） 后分别交两办机要秘书拆封。 在签收和拆封时， 收发员和机要秘书 均需注意检查封口和邮戳。 对开口和邮票撕毁函件应查明原因， 对密件开口和国外信函邮票被撕应 拒绝签收。 2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如 果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 第五条 公文的编号保管 1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。 须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不 得个人保存。 第六条 公文的阅批与分转 1．凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分 送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导 （或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办， 为避免文 件积压误事，一般应在当天阅签完紧急文件要月即办。 2．一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件， 应同主办单位联系后再分转处理。 3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个 以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过 2天（特殊情况例外）。 第七条 文件的传阅与催办 1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定， 不得将有密级的文件带回家、 宿舍或公共场所， 也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不 得向外泄露内容。 2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过 2 天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、 “拟办意见”，两办应责成有关部门和人员按文件 所提要求和领导批示办理有关事宜。 3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理 借阅手续，以防止丢失泄密。 4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。