秘书培训课程教材.pptx

秘書培訓課程(政策秘書部Jun-2003編制)第一章秘書學概說什么是秘書學﹖秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論﹒秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分發揮其效能的學問﹒秘書的研究對象有﹕秘書人員秘書部門秘書工作什么是秘書工作﹖秘書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉和決策服務”為宗旨﹒秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕起草﹑核對文件列印﹑遞送文件調查﹑研究信息查証﹑解決問題電話﹑交際接待會議日程安排重點事務提點文檔資料管理應答回應咨詢其它等……來源/基礎秘書學秘書工作指導/引發秘書工作与秘書學的關系﹖秘書工作是秘書學的來源和基礎﹒秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作的科學化﹑理論化体現﹒秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割開來或混為一談均不正确﹒秘書工作的作用﹖樞紐作用 處于各方中心位﹐通過文件﹑會議或其它方式承上啟下﹑溝通左右﹒助手作用 為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應對更重要的事﹒參謀作用 草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策服務﹒耳目作用 將所听﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工作指導提供參考信息﹒協調作用 如會議安排﹑活動安排等﹒門面﹑窗口作用 秘書部門或人員的工作態度﹑工作質量﹑辦事效率等﹒秘書工作的方針﹖保密因日常處理上司文件﹑參与各類會議﹐故了解公司投資資訊 ﹐運作方針/政策/制度﹐而任何資訊在出台之前需要經過反复的修正﹐故未發布實施之前不可過早泄漏﹐否則造成負面影響﹒尤其對于人事調動﹑投資策略﹑重大決策改變等敏感資料﹐更應守口如瓶﹒實事求是高效第二章秘書人員的素養才干素養精明的辦事本領能力﹕專業能力理解和領會能力條理和駕馭能力口語表達能力應變能力交際能力基礎﹕知識面廣頭腦清楚思維敏捷手腳勤快經驗丰富較強的文字表達能力文字表達能力是秘書人員的基本功﹐几乎整天与文字打交道﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢源﹒特殊技能電腦操作資料复印攝影技術錄音錄像技術打字技術速記技術書法藝術編輯﹑校對技能其它等…… 智能素養知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是听其自然﹐坐待知識進門﹒思維訓練語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具)邏輯能力思辨能力 (邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質)認識能力領會能力(對上級指意反應快﹑領會准)臨机應變能力即臨机處置能力﹒不只是應變﹐而且表現于﹕反應迅速﹑思路敏捷﹑處置泰然﹑机智靈活的智能﹒以上思維的開發﹐一靠思維開發 ﹐二是要在實際工作中學習和鍛煉﹒做到靈机泉涌﹑左右逢源﹑分秒不誤﹑毫厘不差﹒記憶訓練秘書人員必須善于認人﹑記人﹑記事﹒強記博取﹑應付自如﹒記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子﹒反思(自省)能力要善于隨時回顧自己的言行﹐善于總結自己的成功經驗和失敗教訓﹐特別要善于發現自己過失和不足﹒心理素養多些樂觀和幽默 樂觀和幽默是自信心的表現培植自信心 既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理 正當競爭帶來的是積极成果﹐是進步的動力﹔嫉妒是一种消极因素﹐有百弊而無一利﹒第三章秘書工作的職能辦事職能辦事的職能﹕辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒協助上司的工作運轉﹐以提高上司工作效率怎樣提高辦事效率﹕ 1. 領導要有權威﹐員工要有紀律 2. 机制要优化﹐体制要合理 3. 工作環節安排合理緊湊 4. 文件要發得少些再少些 5. 文件寫得短些再短些 6. 合理安排會議﹐填平“會海” 7. 堅持評審﹑完善催辦制度 8. 實現辦公現代化 9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏 10. 培養效率意識﹐進行習俗革命參謀職能起草﹑核對文稿中的參謀作用資訊信息搜集﹑研究的參謀作用會務安排的參謀作用公務活動中的參謀作用制度評審﹑完善的參謀作用協調工作中的參謀作用信訪工作中的參謀作用議事制度－超前預后工作中的參謀作用第四章良好溝通什么是溝通﹖定義﹕ 一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程﹒表現形式﹕ 談話(組織机构處理日常事物的主要方式)﹑書面﹑肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)﹒溝通要素善于說話勇于認錯懂得微笑懂得贊美善于同情如何与上司溝通﹖接受指示認真听﹐不明白的地方一定要問明白如有不同看法﹐及時提出商量表明如何落實執行匯報工作先說結果﹐再敘過程條理清晰﹑簡洁明了切勿提出瑣碎或不相關的事情反映工作問題實事求是准備好解決方案提出工作意見以請教方式提出提出對上司個人的建議方式委婉 注意場合?接受批評