行政采购流程.pdf

v1.0 可编辑可修改 行政采购管理流程 一、管理目的 规范行政采购行为， 整合公司资源， 统一调配公司行政用品， 节约财务成本。 二、适用范围 １. 适用部门 行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门，这包括公 司所有职能部门，其中商品部是采购实施部门。 ２. 适用对象 行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公 用品的采购。 三、行政采购管理 1. 行政需求计划管理 由公司各职能部门根据工作内容需求，提交《行政办公用品需求单》至商品 部，公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。 要求：各部门的需求计划必须按月制定，在每月 20 日前完成并提交。 对专业性办公用品的采购，由所需部门协助商品采购部门共同采购。 2. 《行政办公用品需求单》的审批流程 《行政办公用品需求单》填写要求 1 v1.0 可编辑可修改 《行政办公用品需求单》用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况 下，但部门又确实需要使用时，填写该单据。 《行政办公用品需求单》 须填写完整、 准确，涂改的 《行政办公用品需求单》 商品部有权退回不予受理； 《行政办公用品需求单》须由部门负责人亲笔签署； 《行 政办公用品需求单》原件提交商品部。 《行政办公用品需求单》审核 2.2.1 商品部对各部门的《行政办公用品需求单》进行同类汇总，并在 2 个工作 日内完成评估，评估的依据是公司全年预算及库存状况。 2.2.2 审核后的《行政办公用品需求单》提交董事长审批。 2.2.3 审批通过的《行政办公用品需求单》由商品部制订采购计划，未通过的， 《行政办公用品需求单》退还申请部门。 要求：各部门递交《行政办公用品需求单》时必须遵循节约的原则。 3. 行政采购计划制定 行政采购计划由商品部根据审批通过的《行政办公用品需求单》统一制定。 行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施。 要求：行政采购计划须明确采购实施时间、要求商品入库时间、采购单价、资金 预算、付款计划等。 4. 行政采购 供应商评估 4.1.1 商品部负责根据审批后的行政采购计划对供应商进行考察、评估。 2 v1.0 可编辑可修改 除非临时急需，对任何办公用品的采购，都应是进行询价、比价、议价，并 将最终议定价报相关部门和领导同意后，方可实施采购任务。 4.1.2 建立供应商基础信息档案。 供应商基础信息包括：三证、公司名称、详细地址、交货能力、交货方式、 联系人、联系电话等。 4. ２供应商谈判、签约 经商品部考察、评估合格的供应商，双方就所要采购的产品进行询价和议价 后，双发达成一致签订合同，在与公司签订合同（包括生产管理合同、授权管理 合同、产品定购单等）后，建立产品供应关系。 要求： 《采购合同》按公司合同审核流程执行。 4. ３《行政办公用品定购单》实施 在合同有效期内，根据《行政办公用品需求单》和商品的库存情况以及商品 供应单位的生产能力和交货能力，制定《行政办公用品定购单》 ，传真至商品供 应单位，并经供应单位盖章确认后寄回。 要求：按公司合同审核流程执行；与已签订的尚在有效期内的合同一起存档 备查；定购单一式三份，供应商、商品部、法务部各执一份；定购单须为原件， 不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的，可临 时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产，由商品部负责跟踪双方签章过 程。定购单内容必须包括：产品名称、颜色、规格（尺码） 、数量、交期、包装 及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等；分次分批交付的，须写明