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PAGE1 / NUMPAGES1 职称:秘书实训 该模块将保留一次案例会议之前你打算做什么[职业状况]博扬公司将在本市曙光大厦举行大型新产品订单会议。参加者包括本单位和其他单位的人员。总经理要求秘书部负责安排。会上放映了信息影片，并进行了产品操作演示。而且公司没有投影仪。特许投影仪的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议于8月9日上午10: 00召开，信息于10: 15显示。刘小姐打电话给招聘公司，要求其在9日上午9点45分准时将投影仪送到黎明大厦会议厅。9日上午，会议开幕前，伯颜公司的秘书们正忙着做最后的准备。刘小姐看了看手表。啊，已经9: 50了，投影仪还没到。刘小姐马上打电话询问，对方回答说机器已经发出去了。看到来自世界各地的客人陆续进厂，刘小姐急着想考题：1.如果你是刘小姐，你应该如何处理可能发生在下段的各种情况？2.如果投影仪10点10分还没送到，你会立即向总经理汇报还是决定擅自调整议程？3.向总经理汇报后还应该做什么？4.召开大型会议之前，各种准备工作，包括观感和电子设备，需要提前安排多少时间？案例2会议准备应细致而彻底[职业状况]在一次地方代表大会的开幕式上，大会工作人员没有按照大会主持人宣布的程序演奏国际歌。虽然补救了，但是可惜了，批评了。事情是这样的，会前会议组起草的《大会开幕式程序(征求意见稿)》中列有“演奏(或演奏)《国际歌》”。当会议秘书处负责人审阅稿件时，建议将该项目放在会议的闭幕式上，因此该项目从开幕式的程序中删除。后来大会秘书处主要负责人定稿的时候，又圈了回来。会议组的同志们只凭印象记得播放国际歌的节目被删了，却没有注意到后来被圈了回来。所以在发布会上宣布不能演奏《国际歌》的时候，形成了一段时间的沉默。幸运的是，会议主持人急中生智，立即上台摇摆，带领歌手，让他得到了圆场。会后，领导同志要批评这次事故，吸取教训。但是关键时刻拿到就好，哪怕时间不长，值得表扬。思考问题：这种情况下，会议准备有哪些问题？案例3“时装表演”计划[职业状况]为了开拓夏季服装市场，一个服装集团计划举办一次服装展览，推出一批新的夏季时装。小李书记拟定了如下计划：1.会议名称：“XXxx时尚集团夏季时装秀”。2.与会人员：2名上级领导；行业协会代表3名；全国大中型商场总经理或业务经理等客户约150人；主办方有20位领导和工作人员。另外，请从模特公司的时装秀团队中聘请一些人。3.主持人：xx集团公司主管销售的副总经理。4.会议时间：XX年5月18日上午9:30-11:00。5.会议程序：客人签到，发问卷。展览开幕及上级领导讲话。时装秀。闭幕展览，领取问卷，发放纪念品。6.会议文件：会议通知、邀请、请柬。签到表和产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订单意向书、购销合同7.地点：服装集团小礼堂。8.会场布置：蓝色背景幕布，中心悬挂服装品牌logo，上方悬挂展会标题横幅。搭建T型古装舞台，安排客人围坐。大型彩色气球和广告横幅挂在外面10.会议工作：安排提前来报到的外宾入住市中心花园酒店。安排交通工具接送客人。展览结束后安排一次工作午餐。问题讨论：小李的会议计划有什么改进吗？情况4邀请函发出后，[职业状况]某机关定于当月某日在本单位礼堂召开总结表彰大会。发出邀请函，邀请有关部门领导来访，邀请函上明确写有会议的时间和地点。几个接到邀请的部门领导都很积极，提前来到礼堂开会。乍一看，会场的布局不像是表彰会。问了礼堂负责人，得知今天上午礼堂开了汇报会，某机关总结表彰会改了地点。几个领导同志很不解，都很生气。为什么他们换了地方不重新通知？一气之下，他们都回家了。事后，会议组织者领导解释说，由于秘书人员的粗心，他在发出邀请之前没有联系过礼堂负责人。他以为不会有问题，就把开会地点写在请柬上，等会前一天下午联系，才知道礼堂已经租给其他单位了，只好临时换了开会地点。但由于邀请单位和人员数量较多，一一告知为时已晚，造成上述错误。虽然领导来道歉，但不良影响难以消除。问