把excel文档中的数据导入科怡档案管理系统要点.pdfVIP

把 Excel文档中的数据导入科怡档案管理系统 1. 软件环境要求 1.1 Microsoft Office 2003 以及以上版本，必须安装 Excel和 Access 组件； 1.2 档案管理系统 v3.0 以及以上版本。 （我将使用 Office 2010 和科怡档案管理系统 v5.0 SQL Server版做为环境讲解操作流程。 ） 2. 准备 excel 文档，及格式要求 这里需要特别注意的地方是列名， 列名中一定不能包含空格、 $、# 、-等这些字符 ，如 果列名不遵循这个规则，导入档案系统时将会报错，无法导入数据！ 除此之外还需要了解， 在导入档案软件时提示导入失败的原因还有可能是数据包含了一 些档案系统无法识别的字符， 这里必须注意， 在出现这种情况时， 请仔细查找这些报错的行， 修正这些行，或记录后删除这些行。 以下是我制作的一个 Excel 文档样本，包含 5 行数据（ 1 行列名， 4 行目录数据，如下 图所示），文件所在绝对路径为“ 测试用文件 目录 1.xls”。 接下来我将讲解如何导入以下格式的 Excel 文档，并做为例子说明。 3. 导入 Access数据库中 这里你可能会有个疑问，为什么要先导入到 Access 数据库中，而不是直接导入到科怡 档案管理系统中，这是因为直接导入 Excel 文档，科怡档案管理系统会报错，所以需要先转 化以下格式。所以 Excel文档的数据导入到档案管理系统必须经过 2 步转化才能导入，总结 转化流程如下： Excel文档 - Access数据库 (仅 mdb 格式 ) - 科怡档案管理系统 3.1 创建一个 mdb 格式的 Access 数据库 3.1.1 在开始菜单中找到 Microsoft Access 2010 ，并打开； 3.1.2 创建一个空数据库，选择右边的文件夹图标设置新建数据库存放的路径，并 且选择创建为 mdb 格式的数据库文件； 注意：这里保存类型必须选择 “Microsoft Access数据库 （2002-2003 格式）（*.mdb ） 3.1.3 这里我保存到“ 测试用文件 ”路径下，使用默认命名 Database1，请注 意，但选择保存类型为 2003 格式后，其文件后缀名将自动变成 mdb ，无需手动更改！点击 “创建”按钮就会完成 mdb 数据库创建。 3.2 导入 Excel 文档的数据 3.2.1 选择 “外部数据 ”菜单后，其下边就会出现 “Excel图标的按钮，点击它” 3.2.2 在弹出的向导中选择 Excel 文档的路径，然后选择 “将源数据导入当前数据库 的新表中 ”，并确定； 3.2.3 勾选 “第一行包含列标题 ”，然后下一步； 3.2.4 这里修改字段数据类型， 如遇到格式转换出错时， 才需调整， 没问题则跳过， 下一步； 3.2.5 选择 “不要主键 ”，下一步； 3.2.6 这里是给新表命名的，可以自行修改，我保持默认，并点击 “完成 ”按钮； 3.2.7 如果没有提示导入数据出错，则为成功导入 Excel 文档中的所有数据； 3.2.8 完成 xls 格式转换为 mdb 格式的所有操作，这步你可以查看数据是否正确导 入，如果没有问题就可以继续下节操作。 4. 导入科怡档案管理系统中 4.1 在导入前必须弄清楚以下 2