秘书办公室事务值班、来客、印信等.pptxVIP

办公室日常事务;一、值班工作; 要做好值班工作，应当做到。;值班工作的内容;二、电话接待工作;（一）熟悉常用电话号码;（二）打电话时应注意的事项;（三）接电话时应注意的事项;（四）注意电话礼仪;（五）做好电话记录 ;（六） 做好图文传真; 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问 题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受 传真容易失密。 换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两 种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多 地采用复印传真兼可的设备和用纸。 热敏纸传真件要留存需及时复印。 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。; 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。 ;（七）电话记录的处理;三、来客接待工作;（一）秘书应尽量坚持“约见”制度; 根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分 为有约接待和无约接待两类。秘书应注意;（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则; 无论是来客自行推门而入还是有人引见， 秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身 站立，问候并接待。 如果是到接待室、会客室相见，秘书要 守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声 问：“哪位是×先生（小姐）？”确 认后，马上自我介绍：“您好！我 是××部门秘书，我叫×××。”; 见面的礼节一般是握手。秘书不可忽视握手的礼 节，握手时应注意以下六点。 站立并伸右手，摘去手套。 不便握手时，要面带歉意申明。 对于不明身份的来宾，秘书可先伸手；来客身份 较高的，秘书可不主动伸手。 手掌递向对方，力度适当地握住，在三五秒内。 握手不要太用力，尤其是对女客；不要握而无 力，不要久不放手，东张西望。 在秘书的接待工作中，可以称来客“同 志”、“先生”、小姐”、“女士”。还可以称对 方的职务或职业，称呼之后，是问候“您好”！ ;（三）秘书应坚持热情适度、 礼仪周全的接待原则; 如果引导客人到其他地方、秘书要注意 ;为来客引见介绍时，秘书要注意; 需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人， 都应受到及时的热情招待。 彼此确认身份后，马上为来客让座或让进会客室。 尽量选一个便于谈话的安静环境。 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面 烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种 饮品。 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可 以送上报纸、杂志等。 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心 倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答 复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥 的，要约定下次协商的时间或办妥时限。; 来客告辞,秘书要起身相送。一般领导、上司 约见的客人也可以由秘书送出。对一般客人秘书 可以只送到楼梯口或电梯处。秘书要为客人叫电 梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或 走下楼梯离去。尊贵的客人，送至大厅门口或办 公楼外，甚至要为客人叫好出租车， 握别后，要目送客人离去再返身。;（四）秘书应坚持接待工作有始有终，始终如一的原则;（五）秘书应注意“上下区分，内外有别”的原则;接待上级单位应注意的事项; 来客是平级单位或不相隶属单位的，秘书 应做好以下四点; 来客是下级单位的，秘书应做好以下四点; 来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点 ; “内外有别”是对国家而言，对外国友人要与国人 有区别，这不仅表现在礼仪上，主要表现在接待原则 上;四、印章的管理和使用; 公章可分为两种; 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须 报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的 印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等， 它不代表机关、单位，只反映某项专门 业务内容和一定的业务权力。 专用章可以是圆形，也可 以是椭圆形、方形、 菱形或长方形。; 手章是负责人印章，是机关、单位主要负 责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权， 因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些 手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合 同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手 章才能生效。; 印章的应用应注意以下四个方面;五、开具各种信函;（一） 介绍信;