OA办公系统管理办法.pdfVIP

OA 办公系统管理办法 1 目的 为有效利用 OA 办公系统，建立信息化平台，规信息的使用 和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率 和效果，特制定本办法。 2 围 本办法适用于公司 OA 办公系统（简称 OA 系统）的基本功 能模块、报表系统和电子工作流程，其中，电子工作流程包括合 同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、 费用报销流程等。根据公司发展需要，将对 OA 系统适用围进行 适时调整。 3 职责 3.1 OA 系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当 经由公司有权机构审批通过后，方可实施。 OA 系统使用部门应积 极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。 3.2 公司行政部是 OA 系统的归口管理部门，可由其根据实 际情况委托专业服务机构从事 OA 系统的开发、运行与维护等工 作。 3.3 行政部信息管理员具体负责以下工作： 3.3.1 程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行。 3.3.2 数据库管理： 对 OA 系统中的数据进行存储、 处理、 管 理，维护组织数据资源。 3.3.3 数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系 统工作流程，协调输入和输出。 3.3.4 终端操作：终端用户负责记录交易容，授权处理数据， 并利用系统输出的结果。 3.4 行政部信息管理员， 负责 OA 系统电子档案的存档工作。 3.5 行政部信息管理员定期核对 OA 系统上的人员。 3.6 行政部组织开展新员工培训及 OA 系统培训工作。 3.7 公司各部门、各分子公司，应配合开展 OA 系统电子工 作流程的制定，积极参加培训，掌握 OA 系统使用技巧，实现熟 练运用 OA 系统的目的。 4 程序 4.1 OA 系统的开发、变更、运行与维护控制 4.1.1 OA 系统的开发控制 4.1.1.1 公司行政部应当根据信息系统建设整体规划，提出信 息系统项目建设方案，经审批后实施。 4.1.1.2 OA 系统开发过程中，应当明确提出开发需求和关键控 制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定 良好基础。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。 4.1.1.3 公司应当成立 OA 项目管理小组，负责信息系统的开 发，对项目整个过程实施监控。 4.1.2 OA 系统的变更控制 公司应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切 换的情形， OA 系统用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据 迁移结果进行测试。 4.1.3 OA 系统的运行与维护控制 4.1.3.1 公司新入职（或离职）人员，由行政部信息管理员在 1 个工作日完成用户注册（或注销）工作。 4.1.3.2 登陆 OA 系统后，新员工应首先进入“控制面板” ， 填写“个人信息” 、“账号与安全”栏目。 4.1.3.3 每位员工的存储空间（包括个人、个人文件柜、部短 信）为 100M，如要增加容量，须向行政部提出申请。 4.1.3.4 发布在 OA 系统“公告通知”的信息，经发文单位负 责人审核、行政部经理审批后，方可进行信息发布。 4.1.3.5 电子工作流程发送后， 流程发起人应根据工作的轻重 缓急，对电子工作流程进行检查、催办。 4.1.