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企业搜索技术 查找数据如探囊取物 企业搜索技术 查找数据如探囊取物 企业搜索技术使得查找数据如同探囊取物。 3年前，中国电信研究院工程师陈勇还是一家软件公司的项目经理，当时，他曾主持过一家德国轮轴制造企业在华分公司的知识管理系统的设计与实施。那时，这家公司开始加大对中国市场的投资力度，不仅千里迢迢把研发中心搬到了中国，还一口气实施了知识管理系统、ERP系统和产品数据管理(Product Data Management，PDM)系统。时隔3年，当陈勇回访那家企业时，发现这家企业随着业务量和数据量的增大，出现了一系列当初大家始料未及的问题:尽管它在IT建设上投入了大笔资金，但企业内部却出现了数据混乱的局面，谁也不知道整个公司的信息系统中存放了多少数据，这些数据又具体在哪个系统里，又有多少数据间存在冲突，至于是否存在未经授权就使用数据的情况就更没人知道了。 “现在，企业内部的数据越来越多，每个信息系统里都有大量的数据，但想从这些系统里寻找想要的数据，简直像大海捞针一样。”陈勇说。一个花了大价钱进行信息化建设的企业，并且还是一贯严谨的德国企业竟然出现了这样的情形，多少有些尴尬和无奈。 其实，这家德国企业碰到的尴尬，很多企业都正在面对。一家全球网络安全软件服务商的工程师Victor就为无法全文检索公司内部的信息而头痛。“我们公司的文档管理系统是自己研发的，全球各分公司和研究中心的文件、报告、会议记录都由这个系统来统一管理。这个系统虽然可以提供文档分类和资源检索的功能，但只能提供文档标题的查询，想全文检索信息就无能为力了。”他说。因此Victor所在的项目组每次接到新项目后，都要花相当大的精力把公司文档管理系统中所有的相关资料先下载到项目组的服务器上，然后再按工程师的不同需求分配到个人电脑上。“这样，文档管理系统、项目组服务器和个人电脑中就出现了一份文档的多份拷贝，我们经常不知道哪份文档已经更新了，需要重新下载。”Victor抱怨道:“如果项目中途出现人员变动，新的组员往往要重做一遍文档下载工作。这不仅加大了时间成本，还使得工作效率大打折扣。” 美国全文检索和智力资产服务公司Verity大中华区首席代表黄浩说:“如今，很多企业和机构都有大量的信息资产，它们以各种形式存储在数据库、文件服务器、Web服务器及CRM、ERP等各种应用系统中，因为缺乏有效的管理，这些信息散落在大小‘信息孤岛’上，不但没有体现出其应有的价值，有时反而会成为企业的一种负担。” 上文提到的那家德国轮轴公司在信息化过程中，由于信息系统之间是相互孤立的，所以数据也被分割在不同的“信息孤岛”上。“这样，它就无法对公司信息资产进行整体的掌控。” 百度企业软件运营总监王啸认为，这些企业中的信息存放在多个不同的信息源中，一旦查找起来，就要不停地在各个系统中切换，不仅无法实现全文检索，更做不到将检索后的信息进行自动分类整理。“即使在那些十分重视数据管理的企业里，CIO要求员工们在横跨多个业务平台工作时，时刻给文档加上详细的标签，以便日后检索。但实际上这种做法收效甚微，难以满足信息查找的要求。” 据IDC从2001到2021的调查表明，信息孤岛使得海量的数据沉睡在无人知晓的角落，这给企业带来了巨大的经济损失。以一个拥有1000个知识工作者的企业为例，其每年因为员工查找不到企业中已经存在的信息所带来的额外花费可达600万美元之多。这无疑大大增加了企业的支出。 面对企业进行信息资产查询、管理的各种困难，如何将数据、信息有效地结合起来，使这些数据、信息、知识、经验发挥最大的价值，一个能够对企业内各种信息进行汇聚、分类、检索、分析的搜索平台显得非常有意义。 黄浩希望企业搜索技术能帮助那家德国轮轴企业的CEO化解他在IT投入上的尴尬——“每天早上，他到达办公室时，按照他的需求，相关信息已经从各个业务部门提取出来并整理分类，以报表的形式展示在他的电脑里。如果他想进一步了解某个数据或分析结果，只需在电脑的搜索框里输入关键字，就能把所有企业内网中的关联信息逐个找出来。” 企业搜索是一种面向组织的搜索技术，它能帮助企业和各种机构有效地管理信息资产。有了它的帮助，企业查找想要的数据就能像探囊取物一般容易。企业搜索还是一个可以整合企业中所有信息资源的平台，它构建于原有的信息系统之上，既能够准确及时地找到已知的、存在的信息，还能揭示、发现未知的信息，并提供各种信息的分析和评估报告。 据统计，目前大约85%的企业信息是非结构化数据，包括纸张文件、报告、传真、视频、音频、图片。“传统的信息处理技术无法对这么复杂的数据进行有效处理。”王啸说。企业搜索不同于人们熟知的互联网搜索，特别是在文件的类型上，互联网搜索所