分公司采购部管理规定.docxVIP

PAGE / NUMPAGES 分公司采购部管理规定 全文目录： 1.总则.序； 2.采购员基本职责与义务； 3.人员分工体系； 4.采购程序； 5.协助配合； 6.财务结算流程； 7.管理与控制； 8.附则。 1.总则.序： 采购部，直属总经办管辖，为集团公司在本省设立的分厂之采购部门，职能上直接接受集团总经办/外协部/集团效益/分公司效益的职能监督与流程指令，在其指导方向及规则要求下，与集团/分公司/分公司.分厂等相关部门关联配合，完成相应的采购任务。目前包括，省内各分厂（分公司/分公司.分厂）的包材（含包材计划）、辅料、化工、维修配件、办公/劳保/医药/卫生/日用生活品、改扩建型工程、委托外加工与维修、通信业务办理、租借办理、代购代寄等类。以分公司自购为主，集团内调与集团代购为辅相结合的方式综合采购，以满足省内分厂生产上非原材料类的使用需要。 2.采购员基本职责与义务： 2.1职责：按采购科领导分配的工作项目，完成整体工作。从接到申购计划，寻找性价比合适于公司的供应方，谈价，报外协批价。按职能和职责分工的要求，进行下单采购、订单信息录入财务软件帐，按供料时效期跟进所购料全部合格到位、提供各料验货标准给收货部门以检查质量性价比，付款结算提交，各异常反馈的处理与跟进等细项工作（包括来料质量方面、付款结算方面以及其他投诉处理）。并服从领导安排的其他临时工作任务。 2.2 义务：配合相关部门工作的义务，配合同事完成公司任务的义务，对公司异常提出改善建议的义务，团结和帮助同事的义务，服从相关间接领导管理指导的义务，间接领导安排的同意接受之工作必须转报直接领导知悉的上报义务，其它未尽的职能式沟通义务。 3.人员分工体系： 3.1 ***→包材采购员，按单作计划、订单制作、批后订购、兼包材的价格档案管理，负责包材（彩卡、胶袋、唛头、保利龙）分公司采购操作之部分工作（订单约550份/月），部门秘书以及其他职能工作（详见个人职责）。 3.2 ***→包材采购员，按单作计划、按特殊类备存通知作计划、订单制作、批后订购，负责包材（贴纸类、纸箱）分公司采购操作之部分工作（订单约380份/月），每周一调货期表，及其他辅助职能工作（详见个人职责）。 3.3 ***→辅料物价员，兼辅料采购员，负责自购物料价格与其他价格的档案工作，除包材以外的非原材料自购，代购委托，其它事项的办理，详见个人职责（辅料：月订单约60份+月零星申购单60~100份+维修单约20份+新增改扩约5份）。 3.4 ***→采购员，配合辅料物价员工作，接受出差采购类部分工作，及分给的辅料订购工作与其它事务的办理，详见个人职责。 3.5 ***→采购员，采购包辅料帐务、辅料采购等工作，需入仓的所有包材辅料，作财务软件订单录入工作，订单编号/在途订单/物料入库，同时协助辅料物价员处理相关工作，详见个人职责。 3.6 **→采购部负责人。主要包括：报价审核、维修审核、集团查核配合处理、相关部门对采购员采购问题的升级要求的处理、采购员技能培养、改扩建施工工程管理（预算/主持/协助物价员收核报价及相关处理/施工中管理）、物料物流成本管控。根据公司方针，及时调整和修订采购各项制度，达到制度管事，职能用人兼以举长避短，管理并培养具有协作配合能力较强之分公司采购团队。 3.7 审批人员（权限分工）→（1）包材：胶袋新款报价先经采购科审核以后再报外协审批；所有包材的采购订单，由采购员直接报集团外协部审批；处理异常扣款协商采购员直报分公司财务部审批；（2）生产辅料（化工/副料/针车配件）：计划、临时申请，结合外协批价，制作好订单，报外协审批（内调制作内调单）；（3）生产杂物/零星申购/其他非生产物料，单笔1000元以内的分公司效益部审批；单笔超过1000元的改经分公司总经理审核后再集团效益部审批；（4）维修类单笔500元以内分公司效益部审批，单笔500元以上分公司总经理审核后报集团总经办审批。 4.采购程序： 4.1.“包材”采购程序：按单计划（分公司采购）→订单确认（分公司采购）→报价（胶袋分公司报，其余集团报）→审批（集团外协）→采购订单（分公司）→量价审核(集团外协)→下单（分公司）→订单财务软件录入（分公司）→跟進到貨（分公司）→驗貨（集团代收的集团品质代查集团仓库收转，BP/HP为直到分公司的由分公司包装仓查验收货）。 因包材质量，应扣供应商款项的处理，必须合理，采购科要现场查核后与供方沟通达成处理办法解决（分公司.分厂特殊情况，改请分公司.分厂负责人代核沟通解决）。 品质异常单反馈处理，分公司采购员接品质异常单后，即时联络发给供方填写处理与改善情况，三日内反馈给品质部门。否则，可以根据情节，对违规方（采购责任人/供应商）作出改善措施或相应的处理与处罚。 4.2.1 “生产副料/化工/针车