办公用品管理规定.doc

PAGE / NUMPAGES 办公用品管理规定 受控状态：受控文件 发放形式： 书 面 成都众凯汽车零部件制造有限公司 Chengdu Zhongkai Auto Parts Manufacturing Co.,Ltd. 1 范围 本规定明确了公司办公用品的种类和办公用品的申报、审批、采购、发放、维修、保养等管理事项。 本规定适用于公司各部室、车间。 2 职责与权限 2.1 各部门负责本单位办公用品、生活用品计划的提报、领用及维护。 2.2 行政部负责公司所有办公用品、办公设备、部分生活用品的计划审核、日常管理、发放、维修、使用监督与考核等事项。 2.3 总经理负责对办公室审核后的计划的审批。 2.4 行政部负责对公司总经理审批后的办公用品、办公设备、部分生活用品的采购。 3 办公用品的种类 3.1 办公用品分类 1）信息物资类：计算机、复印机、优盘、硬盘、扫描仪、电视机、打印机、传真机、手机、记忆卡等。 2）新闻器材类：摄录像机、录像机、投影仪、话筒。 3）易损易耗品类：办公桌椅、文件橱柜、文件夹、文件袋、期刊盒、档案袋、废纸篓、记录本、稿纸、电池、复写纸、胶卷、录像带、计算器及各类文具等低值易耗品；光盘、软盘、键盘、墨盒（包括灌注墨盒）、硒鼓、鼠标等。 4）生活用品类：值班室内生活用品、办公楼卫生清理用品等。 4 管理程序 4.1 办公用品申报程序 4.1.1 信息物资、新闻器材类（含办公桌椅、文件橱柜）办公用品应通过申请书形式进行申报，申请时应详细说明申报原因；其它办公用品应通过物资采购程序进行申报，办公用品申报时间为每月20日前申报下月计划。 4.1.2 各部门在申报办公用品时，根据实际情况向人事行政部申报购买计划。 4.1.3 申报购买计划应写明申报部门、所购物资名称、规格型号、单位、数量，有特殊要求的应做备注说明。 4.1.4 急用的办公用品随时申报、随时购买、随时发放（如硒鼓、墨盒、碳粉、会议用品等）。 4.2 办公用品的审批程序 4.2.1 各部门所申报的购买计划由人事行政部汇总审核后统一转公司总经理审批。 4.2.2 人事行政部将领导审批的计划留存一份，交采购人员一份。 4.3 办公用品的采购程序 4.3.1 采购人员应严格按照人事行政部提供的《办公用品计划》进行购买。 4.3.2 采购人员在购买办公用品时，按照公司《物资采购管理规定》的要求，进行采购。 4.3.3 采购人员在每月5日前购回办公用品并转人事行政部入库。 4.3.4 因特殊情况在外地需要购买办公用品的，应首先向公司总经理提出申请，然后通知人事行政部分管人员（电话通知也可），购回后必须经人事行政部登记管理。 4.4 办公用品的入库和出库程序 4.4.1 入库程序 a) 物资供应人员将办公用品购回后，由人事行政部负责人与采购人员当面清点实物,即时办理入库手续,人事行政部负责实物保管与发放； b) 采购人员在办理入库的同时,应将所购办公用品的说明书、设备随机资料、厂家、采购单位联系方式、价格清单等向人事行政部进行交接，以便于以后对办公用品的管理和维修以及各部门的考核； c) 赠送的办公用品，相应部门应到人事行政部进行入库登记。 4.4.2 出库程序 人事行政部严格按照领导审批后的各部门办公用品计划发放办公用品，并负责建立《办公用品台账》，做到月清月结。 4.5 办公用品的发放、领用程序 4.5.1 各部门领用办公用品时，按照规定在《办公用品领用台账》登记签字。 4.5.2 赠送的办公用品需领用的，应执行办公用品申报、审批、领用、发放程序。 4.6 办公用品的维护、维修、报废程序 4.6.1 各部门、个人应增强对公司配置的办公用品的保护意识，每天进行擦拭、整理及维护。 4.6.2 办公用品的维修由人事行政部负责联系。 4.6.3 办公设备的报废，需鉴定小组鉴定后做出书面说明，需再配置的要以旧换新，并按购买程序申报计划,否则不予办理。 5 检查与考核 5.1 行政部负责建立《办公用品使用台账》，不定期对各部门办公用品进行核对检查。 5.2 凡赠送的办公用品，相应部门不到主管部门登记的，对部门负责人以所赠物品的同等价值罚款。 5.3 各部门应正确使用各类办公用品，对人为损坏或保管不当丢失的，按公司相关制度进行处理。 5.4 人事行政部将对办公用品的计划管理、采购管理、维护、保养、卫生等情况进行不定期检查，对管理好的部门或个人提出通报表扬，对管理不到位的部门及个人罚款50元～200元或通报批评。 5.5 新闻器材由人事行政部负责使用、管理、维护并填写好《新闻器材使用记录》，未经许可不应擅自操作。如有其他部门因公需借用时，应经分