办公用品管理制度.doc

PAGE / NUMPAGES 深圳市尚锡光电技术有限公司行政管理体系文件 办公用品管理制度 版本：V1.0 受控编号：SX-XZ-SOP-008 发布 2013-6-1 实施 2013-6-1 发文部门:行政部 编制：饶海燕 审 核： 签发： 为规范公司办公室物资的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约、物尽其用，特制定办公用品管理制度。 一、物资分类 公司办公室物资分为易耗品、管制品、实物资产。 1、易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水、纸巾等。 2、低耗品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器、装订机等。 3、固定资产：物资达100元以上，如：电脑、办公桌椅、打印机、空调等。 二、物资采购 1、物资采购，原则上由行政人事部统一购买，属特殊物资经行政人事部同意，可由部门自行购买。申购物品应填写“物品请购单”，100元以下申购交部门经理同意，行政人事部审核；100元以上（含100元）部门经理同意，办公室批准，总经理批准。 2、物资采购由行政人事部指定专人负责，并采取以下方式： （1）定点：公司定点的办公用品店进行采购。 （2）定时：每月月初统计，进行物品采购。 （3）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 （4）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选择。 三、物资的保管 1、物资由行政人事部负责保管。 2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的物资可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。 3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物资采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在“办公用品入库登记本”上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。 4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用，并登记造册，修旧利废．充分利用。 5、定期（约一个季度）进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。 四、物资的领取 1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确．一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。 2、领取时，领取人须在“物资领用登记表”上写明日期、领取物品名称、规格、数量等项并签字。 3、领取的低耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。 4、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。 5、为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报1次办公用品出入库数额和各部门领取(购置)情况。 6、办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给采购员或保管员，采购保管人员根据情况予以调换或收回入库。 五、办公用品的使用 1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。 2、精心使用办公设备，认真遵守操作规程，下班后及时关闭电脑、打印机、饮水机等电器设备电源。 3、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用、贵材贱用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。 4、对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。 5、使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，使用人应负赔偿责任。