项目4日常事务管理2邮件、值班.pptxVIP

项目4 日常事务管理（2）邮件事务、值班事务冼嘉欣一、邮件事务情境导入 某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中总经理亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件两封。其中有一封寄自河南分公司的信，总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。 小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。 小王处理邮件的做法是否正确？知 识 要 点●了解邮件的收取●掌握正确处理邮件的方法和技巧能 力 要 求●能够分发邮件，并会发送和接收电子邮件 （一）签收邮件邮件的签收邮件的分拣邮件的拆封、登记邮件的分办办公室接收邮件后处理的基本程序1、签收 认真清点所收文件的件数，检查实收件数与投递清单上的件数是否相符。2、分拣 邮件分开； 内部邮件和外部邮件分开； 把优先考虑的材料放在一起。案例讨论 秘书邓小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。 请指出邓小姐拆信过程中的不当之处。3、拆封 分拣后，秘书对属于自己处理的邮件进行拆封。开拆之前，要在邮件底部轻敲几下，使邮件内的物件落到下部，以防在拆剪时受损。要使用开封刀或者用自动拆封机，切勿用手撕，并仔细检查里面的物件是否全部取出。沿上端开启信封，不要破坏邮票、邮戳和信封上的文字。如拆封时就发现不完整，要注明。拆封注意事项（1）不能拆开有“亲启”、“保密”等记号的邮件，除非上司授予你这样的权力。（2）如无意拆了不该拆的邮件，应标明“误拆”后封好。（3）核对邮件上标明的附件，如有缺失，应在邮件上标明。最好将附件用环形针或订书钉固定在邮件上。 （4）经授权可以对信函阅看的，应把重点内容圈出。4、登记最好为邮件建立一个登记簿，建立登记簿进行登记的目的有两个：可以作为查询依据；可以作为回复邮件的提示条。在收文登记簿上，对重要的邮件进行登记，内容包括收到日期、邮件主题、收阅人或部门、处理办法等。邮件登记表年 月 日序号收件时间邮件种类发件人及单位　　　　　　　　　　名称邮件主题收件人及部门处理办法备注5、分办上司亲收件应立即呈送；归不同部门办理的文件、信函及时送交各相关部门；需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件；同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交；报刊杂志则分别上夹或上架。向领导呈交邮件时注意事项　(1）呈送时，将重要的邮件放置在上面，一般处理要求的邮件放在下面；　(2)可在一些信函上做些旁注或在重要的词句下画线，以便引起领导的注意和重视；　(3)需要由其他部门答复的信件，应先请示领导，而不能擅自将其交给具体的承办人。 (4)如果一份邮件需要呈送多个领导传阅，可在呈送时附上邮件转送单和邮件传阅单。邮件传阅单顺序传阅人签名简单意见日期小贴士可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录，用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹放置私人事务信函。呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但最好使用黄色的笔，这样复印时就不会留有痕迹。案例讨论秘书小张刚接到领导的任务，把公司这边已经做好的采购合同寄给供应商，小张按照往常的步骤，很快就把合同寄出去了。假设你是小张，说说你会怎么做？（二）寄发邮件邮件的查对邮件的登记邮件的封装选择寄发方式办公室寄发邮件的基本程序1、查对- 名址- 标记 保密件、亲启、急件- 签名 领导签名- 附件正确填写信封查对附件的注意事项可以用醒目的标记标在邮件的附件说明，提醒阅信者参阅附件如果附件比邮件小得多，可以把它订在邮件的左上角；如果附件不能订，则可以用胶带粘在—张卡片上