【企业制度】文档管理.pptxVIP

文 檔 管 理;目 錄;§1、概論;3.文檔的格式: 文件格式:標題、部門代號、年號和順序號 正式格式:除綜合性的報告、總結外,一文一事 文尾格式: 發文機關(落款或署名):對此文件負責的機關、人 發文時間:最后發出時間 上呈、抄報機關:使領導有所了解、對本部門有規範、管理的部門;;二、檔案管理的意義; 2. 處理業務的參考 使業務人員在處理業務時準確、全面、客觀地了解企業情況,避免發生差錯 3.保密 企業檔案中,有些文件資料是秘密的,如果不專門加以管理,就很容易造成商業機密泄露,造成意想不到的損失;三.檔案管理的原則;四.檔案管理的任務;要求 1.維護檔案的完整性/安全性與便于使用相結合 2.對電子檔﹕篩選﹑打印﹑摘要﹑送閱﹑存檔(同時保存電子檔);§2.文檔的制作與發放;文件編號應統一管理 文種選用應統一管理 應對所制作的文件做好磁盤處理,並在磁盤和計算機內建立文件目錄,便於修改或查詢 應在保證時效性和保密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷.文件在簽發當日即應發放到指定單位或人員手中;發文前應保存文件底稿、附件及磁盤文件原稿,發文后應將文件原稿附發文簽收記錄收存入檔 傳真發出前應檢查所發傳真是否有錯漏;發出后應向對方電話確認是否收到.密級傳真,應確認發至對方親收.傳真完畢須在傳真件上註明,並根據需要決定是否存檔;§3.檔案管理的方法;2.注意事項 A.歸