批量制作信封.pdfVIP

如果你在做这样的工作：为每个客户打印信封、向每个参加会议的客户发送邀请函 …… 就会被庞大的数据 量导致的巨额加班工作彻底吓倒：客户的数量可能是几百个甚至上千个，每个人的地址都不一样；参加会 议的人到会时间和住宿安排各不相同 …… 尽管公司的数据库或 Excel 表中已经有了现成的数据，可是，要 基于这些数据制作各式各样的信封、文档、邮件，用复制 /粘贴的老办法吗？没有人会傻到这种程度，准备 熬几个通宵来做这样的重复工作。 解决上述各种问题的锦囊妙计就是用 Word 的 “邮件合并 ”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。 批量制作信封 如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不仅容易出错，还会效 率低下，极度疲劳。 用邮件合并就简单多了： 首先需要在 Word 中制作出一个信封文档， 这个文档称作 主文档“ ”。然后将它与存 放客户数据的 Excel 表或数据库建立连接关系， 存放数据的文件称作 “数据源 ”。最后将主文档和数据源合并， 就能成批制作出所需的信封了，而且每个信封上的收信人地址等内容是不一样的。 设计信封 利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】 | 【信函与邮件】 | 【中文信封向导】命令，显示信封制 作向导，如图 1 所示。 图 1 信封制作向导 如果出现下面的提示，说明该功能尚未安装，拿出你的 office 光盘，然后单击【是】按钮。 单击【下一步】按钮，选择标准信封样式，如图 2 所示。在 信封样式“ ”中，可从下拉列表中选择与您手边 的信封尺寸规格相同的信封。 图 2 选择标准信封样式 单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图 3 所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主 文档，因此选择 “生成单个信封 ”即可。还可以选中 打印邮政编码边框“ ”选项。 图 3 怎样生成信封 单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图 4 所示。由于此信封是主文档，供将来批量 生成的信封做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填写提示文字即可。 图 4 输入收件人的姓名、地址和邮编 单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图 5 所示。将来批量生成的每个信封上都需要 填写同样的寄信人信息，按图示填写正确的寄信人信息即可。 图 5 输入寄信人的姓名、地址和邮编 单击【下一步】按钮，完成信封的制作，如图 6 所示。 图 6 完成信封的制作 单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封，如图 7 所示。 图 7 制作好的信封 这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档的格式和页面设置，并 预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文字（例如：发件人的地址、姓名和邮编）。在 批量生成的每个文档中内容不同的部分可以输入提示性文字（例如：城市、地址等）。 按照上述原则，只需在 姓名“ 职务 ”后添加一个 收“ ”字，以便让它出现在之后生成的每个文档中。其他文字 都已经在向导中添加完毕。 用 “邮件合并向导 ”批量生成文档 在进行邮件合并之前， 可以先浏览一下数据文件。 数据文件一般可以是 Excel 表格、Access 数据库或 Word 表格，甚至还可以来自 SQL Server 或 Oracle 数据库。本例以 Excel 文件作为数据源，如图 8