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公司档案管理制度汇编  制度是个社会的游戏规则，更规范的讲，它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约， 一、文件材料的归档要求： 2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。 3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。 4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。 5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。 6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。 8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 二、归档范围及保管期限(参照企业档案归档范围及保管期限表) 三、归档时间： 1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。 3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。 5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。 6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。 8.声像档案在每次活动结束后整理归档。 9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。 10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。 11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。 12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。 13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。 二、档案查(借)阅制度 档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度： 1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。 2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。 3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。 5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 三、档案的保密制度 1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。 2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。 3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。 4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。 5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。 6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。 7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。 四、档案库房管理制度 一、档案入库检查： 1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符， 2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。 3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。 二、档案库房管理： 1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。 2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。 3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。 4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。 5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。 6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。 7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。 8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 10.每年9月