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XX县委办公室大型会议工作流程
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会
议
确
认
会议事由
会议名称
明确会议名称及会标名称
会议时间
明确会议召开时间及集合时间
会议地点
根据参会人数和方式明确会议地点
出席人员
明确出席领导、参会人员范围
议题及主持人
会议主要议题及大会主持人
会议议程
根据领导安排明确会议议程、发言人名单
会
议
前
期
筹
备
准备会议
会议室预订
根据参会人数确定会议室并安排领导休息室
编写筹备方案
编写详细筹备方案,成立会务筹备工作秘书处,下设参观现场准备、会务工作、后勤接待、安全保卫、宣传报道五个组,明确每个组的责任领导、责任人、工作职责
明确责任分工
各项准备工作责任到人,明确所需物品清单,备好工作用车
确定协调单位
确定需提供协助服务单位和部门,明确责任人
会议通知
与反馈
编发会议通知
名称、时间、地点、人员,发文单位,签发
反馈核实人数
核准参会人数和出席领导人数、职务、排序、座次,
特别是有发言任务的单位和人员要落实好
会议资料
准备和撰写
根据会议主题,撰写会议所需相关材料,包括讲话、
主持词、会议议程、典型发言、决议决定等
资料送审
所有文字材料及时送领导审阅审核
校对定稿
文稿校对准确无误,内容相关联的所有材料要由专人
负责把关,公文格式要正确
印刷装订
定稿材料提前印刷完成,交会务现场工作人员
资料分发
领导用文稿提前送达领导本人或秘书,多份资料提前
装袋、分组,主席台上所用文件提前分装专人负责摆放
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会
议
前
期
筹
备
宣传报道
编写通稿
重要会议需要提前准备好新闻通稿、专版和专题片,
专人负责把关,统一报道主题和口径
会议设备
音响话筒
根据讲话人数分配好话筒,重要领导提供双路话筒并
保证音响效果;有特殊需要的准备好有关歌曲、音乐
电脑及投影
如需要应提前准备并调试好课件演示效果
空调及灯光
检查会场空调及灯光是否能正常使用
会议物品
会标、条幅
安排制作会标,明确悬挂位置和到位时间;如需要其
它条幅需明确内容、悬挂位置,并提前到位
主席台桌椅
确定人数、排序,如有多排应提前确定前排就座领导
范围;有发言的会议要准备发言席及垫板
席位牌
按领导排序正确摆放,要注意避免次序、姓名错误
热水水杯湿巾
根据与会领导人数确定好数量
鲜花、绿植
按照领导要求在主席台摆放
用品
根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾、雨伞等必需品
证件
代表会议要根据参会人员和工作人员情况,制作各类
证件,专人负责发放
区域指示牌
大型会议人数较多要求分区域就座的,要提前安排制
作区域指示牌,并在显著位置安放,专人负责引领
人员分工
签到
签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间
资料纪念品发放
会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到
位,配合签到人员发放资料
督查及秩序
按座次图进行会前、会中、会后三次督查,维持会场秩序
领导引领
确定领导进出路线,熟悉引领路线
音响操作
专业人员操作,提前调试
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
会
议
前
期
筹
备
人员分工
记者摄影
确定宣传报道方式,通知电视台、报社记者参会;全
程录播的会议需通知电视台提前安装调试录播设备
服务员
携带常用物品、从领导身后倒水
播音员
需安排播音员宣读文件或名单的,协调安排好男
(女)播音员,并将宣读内容送播音员提前进行熟悉
会议记录
负责录音及文字记录
礼仪志愿者
负责引领及递送奖品
安保人员
交警指挥、电力保障、信访维稳、治安、医疗、城管执法等
会
前
检查
会议资料
会议设备
会议物品
文件资料
会议上需发放的文件资料全部到位,主席台文件摆放
到位并仔细检查文件是否存在错误
音响话筒电脑投影空调灯光
专业操作人员到位,话筒更换电池、调试音量,确保
摆放正确、音量适中、电源可靠;投影摆放正确、牢
固;空调提前开放、灯光开启
会标条幅
内容及悬挂位置是否正确
主席台
座次牌顺序、桌椅位置,鲜花及绿植,热水、水杯、
湿巾等是否到位
休息室
热水、水杯,空调、灯光、卫生
卫生间
确认卫生间位置、检查洗手液、手纸等是否齐全
会场内
前排座次牌或每个位置的席位牌顺序是否正确(指示
牌及其它物品)
会场外
条幅、门口欢迎牌到位
工作人员
到位
会场内人员
按照会议前期筹备中人员分工情况,所有会场内有任务的工作人员到位
会场外人员
主要是各责任单位工作人员、安保人员到位
环节
工作模块
工 作 任 务
具 体 内 容
责任部门
责任人
时限要求
是否完成
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