卫生院公文处理制度.doc

卫生院公文处理制度 　　一、公文的分发、登记、传递、督办、催办、缮印、校对，用印及立卷、归档由医院办公室负责。 　　二、公文的签收、传阅、处理 　　(一)行政公文由医院办公室专人收取或从网上下载，并由医院办公室内勤人员统一拆启、分类、登记、编号，再分办、传阅。发文单位未用文号的一般信函、通知等，可不另行编号，但移交有关部门时应有签收登记。 　　(二)公文登记、编号后，由医院办公室内勤人员交医院办公室主任签署拟办意见后及时送院领导传阅、批示或交有关部门办理。原则上当日分送，不能积压。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。 　　(三)传递公文，应严格签收。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时当面注销，避免丢失。机密文件应注意保密，不得扩散，引用、摘抄、翻印，严格遵守保密制度。 　　(四)阅文时间：一般公文不超过2天，急件不超过1天。阅毕应签上姓名并及时退回医院办公室，以免重送和影响传递效率。 (五)凡需办理公文，承办部门须抓紧办理。有涉及其他部门的问题，主办部门要主动与有关部门协商，有关部门要积极配合办理。公文办理完毕，由承办部门将结果填写在公文处理笺上，退回医院办公室，并将结果呈报有关领导。 (六)已送领导传阅批示的或交有关部门办理的公文，医院办公室内勤人员要及时检查催办，以防漏办或延误时间。 　　(七)阅办公文，尤其是重要和机密文件，必须严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放、带往公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。 　　(八)文件丢失．必须及时报告医院办公室。对丢失文件造成严重后果的，按保密法有关规定处理。 　　三、发文的拟稿、会签、审核、签发与字号 　　(一)拟稿的格式要规范，内容要明确，观点要突出，条理要清晰，层次要分明，语言要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短，不乱用简称，不写不规范的字。 　　(二)起草文稿，统一使用公文纸和发文稿纸，并按发文稿纸上的要求填写清楚有关项目。 　　(三)凡草拟文稿中有涉及其他部门的问题，拟稿部门要主动将文稿送有关部门会签，取得一致意见后行文，避免事后扯皮。 　　(四)拟稿人将文稿送院领导签发之前，应将文稿交本部门领导审核，然后送医院办公室复核是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本规定。不合要求的，医院办公室应退回拟稿部门。审、复核文稿，均应签署姓名、日期。 　　(五)各部门起草的公文，由分管副院长审批，签发；重要的或涉及面广的，由院长审批，签发(院长不在时，由主管副院长审批、签发)，领导审批、签发的公文，应在发文稿纸上签署意见、姓名和时间。 　　(六)草拟和签批发公文一律使用钢笔，不得使用铅笔和圆珠笔。 　　(七)领导已签发的公文，先交医院办公室内勤人员统一登记、编号后，方能打印。编用文号的原则是上行文和平行文，统一使用 “医院办公室发”或“院函” 等。 　　四、发文的缮印、校对、用印、送发 　　(一)缮印公文，由医院办公室统一签批，缮印的公文必须从领导签发的定稿为依据，要忠实于原稿，不得随意改动。善印公文，无论份数多少，一律不得使用复写纸。 　　(二)文稿打印后，打字员要立即通知拟稿部门校对。校对文稿时要精神集中，认真细致，一丝不苟，逐行逐字核对，要注意开头、结尾标题、标点符号等。校对既要忠实于原稿，又要善于发现问题。 　　(三)打印校对文稿，打字员和校对人应在发文稿纸上签上姓名。 　　(四)公文印发后，由拟稿部门负责装订，装订完毕，拟稿部门可存留一份正本，其余的连同定稿交医院办公室归档。 　　(五)公文送发之前，拟稿部门应先写信封，然后交医院办公室统一盖章，封发。发送公文，要及时、准确。紧急公文，要立即发送，避免延误。 　　五、公文的立卷、归档、销毁与查阅 　　(一)公文办完后，由医院办公室按文书立卷、归档的有关规定，将公文定稿、正本及有关材料分类进行整理移交档案室，由档案室按其内容特征，相互联系，保存价值分别装订立卷。移交档案室时双方应逐一检查公文，作好移交登记和签字。 　　(二)立好的卷宗，由档案室保存。任何人不得保存应存档的公文，以保证公文的齐全、完善、全面、正确反映医院的工作情况。 　　(三)没有存档价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可登记后销毁。销毁秘密公文，必须有人监督。 　　(四)查阅利用已归档的公文，应经主管领导同意。未经许可，不得摘抄，不得将公文带出档案室。