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会展现场管理论文 浅论会展现场服务与管理 [摘要]会展的现场服务与管理是一个复杂的系统工程，是会展经济管理中非常重要的部分。在具体会展中，可从布展阶段、开展阶段及撤展阶段的一些基本环节来了解会展现场服务与管理的主要内容，通过具体细节的管理提高其现场管理的执行能力。 [关键词]会展服务;现场管理;细节管理 [中图分类号]J024 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115202124-0099-02 在当今社会，随着越来越多的汽车展、服装展、艺术品展等会展活动的出现，会展或展会已经是人们生活中一项熟悉的社会活动。所谓会展并不是孤立的“会”、“展”或展览 ，而是将展览与会议、各类贸易赛事、旅游、艺术节等节事活动相结合。广义的会展现场包括展览、会议、节事活动等在内的全部有形场所和设施，以及全部相关无形要素在现场的集合。一个会展项目是否成功，从某种意义上来讲取决于该会展项目现场管理是否科学有效。①展会现场管理是办展机构对展会现场实施的总体管理，时间上从布展到开展直至撤展结束。由于现场管理通常是集中在一个较短的时间段，所以，各种事务显得集中、众多和繁琐。因此，现场管理和服务显得尤为重要。②展会现场的地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相关涉及的场所，如运输拆卸场地等。服务与管理包括进场布置到展览结束撤馆结束这段时间，展览主办方对参展商、搭建商、运输商等各类服务商在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、监督和管理，以及对参展商、观众在现场所发生的一切需求所进行的协调服务和管理，包含会展活动的开闭幕、展场管理、观众登记、布展、撤展及相关活动计划等主要内容。 会展现场管理的原则是：第一，尽量利用服务链外包服务，进行监控; 第二，指定专人在专门时间负责专项工作，明确分工，分清职责，责任到人; 第三，对于重点工作，实行双重核查制度;第四，对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督;第五，重视对临时人员的短期培训。会展现场服务与管理对成功办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。 一、展会布展阶段的管理 会展的布展阶段为会展现场管理的前期工作，具体包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保等工作。展台搭建的管理主要是督促和协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合，共同讨论和预防展台搭建、展品运输过程中可能出现的问题，以保证布展的顺利进行。布展的时间通常是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在这么短的时间内完成繁重的搭建任务，除了要有科学化的搭建技术，更为关键的是做好配合和协调事宜，监控好整体工作的进程。根据场馆、场地做出平面图纸，并在图纸上划分各展区、展位。将图纸内容与各参展商沟通，以展位价格、品牌影响力、对人流的吸引力等为参数综合权衡各参展商目标展位与实际情况的差距，并最终确认图纸展位。 参展商报到之前，主办方应督促好两项工作：一是按图纸做好展台区域的地线划分，标明展台号;二是按照图纸搭好现场服务办公的场所，比如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各单位人员、各种器材和资料等到位。③ 确保产品运输安全是展品运输与管理的关键，应严格按照展前制定的物流计划分区域实施展品的就位工作。主场运输商可通过展品代理通关、验收、运输等提前掌握大部分展品资料，尤其是进馆的时间进度，协调运输、搭建、参展商之间的工作。展品进入场馆后其包装箱的堆放与管理常被忽略，往往成为现场管理的盲区。参展商布展管理的第一项主要工作就是接待参展商报到，这是参展商对主办方现场服务的第一印象，一定要引起主办方各现场工作人员的重视。热情、周到的接待服务是会展现场服务与管理良好的开端。主办方工作人员协助参展商了解与展会相关的各类服务信息和规定。一般大部分参展商都能在规定的时间内完成布展，但也有个别参展商或展品由于交通等因素推迟到达展会现场，这就需要主办方提前计划好展会开幕以后参展商和展品进入场馆的临时通道，并要求主场搭建、主场运输、场馆方的工作人员提前就位，协助参展商尽快参展。现场保洁与安保工作是展会现场不可缺失的一部分，保洁分别由场馆方、主场搭建商分工负责。其中，展会场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展会期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展会、防止展品丢失和被盗，展会消防安全保护以及协助参展商进出的一些安全保卫方面的工作等。展会期间的安保工作若不到位，将会直接影响展会的声誉度。 二、 会展开展阶段的管理 开幕式是会展正式开始的标志，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来参展。开幕