旅行社计调工作流程及注意事项.pdfVIP

旅行社计调工作流 程及注意事项 1 2020 年 4 月 19 日 旅行社计调的工作流程 一、报价： 根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息 （报价）； 二、计划登录： 接到组团社书面预报计划 ，将团号、人数、国籍、抵 / 离机 （车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口 头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上 加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件； 三、编制团队动态表： 编制接待计划，将人数、陪同数、抵 / 离航班 (车)、时间、 住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其 它特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中； 四、计划发送： 向各有关单位发送计划书，逐一落实。 1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或 指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变 更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知组团 社，经同意后调整至同级酒店。 2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车 队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做 出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确 认。 3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议 餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以 传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。 4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知 书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以 传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。 5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订 票通知单》，注明团号、人数、航班 (车次 )、用票时间、票别、票 量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。 五、计划确认： 逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖 确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。 六、编制概算： 3 2020 年 4 月 19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理 审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签 字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款 单》向财务部领取借款。 七、下达计划： 编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计 划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括：名单表、 向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的 《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现 付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。 八、编制结算： 填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。 于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。 九、报帐： 团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告 书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。 计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》，以此为据填制该 《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财 务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。